Una cosa a la vez (monotarea vs. multitarea)
Resumen del libro

Una cosa a la vez (monotarea vs. multitarea)

por Devora Zack

La fórmula eficiente para enfrentarte a todo lo que tienes que hacer

Introducción

 

¿Has mirado alguna vez el reloj al terminar el día y te has preguntado qué has hecho con el tiempo? ¿Estás permanentemente ocupado y, no obstante, tienes la sensación de no haber logrado nada? ¿Tu lista de cosas pendientes crece en lugar de encoger a pesar de todo tu empeño?
En un esfuerzo baldío por compensar el tsunami al que llamamos vida, intentamos afrontar varias tareas al mismo tiempo… y conseguimos una desenfrenada vida de distracción. Perdemos la concentración, incrementamos el estrés y nos preocupamos sin sentido por cosas que no guardan ninguna relación con lo que estamos haciendo.
La atención fragmentada (multitarea) resquebraja los resultados. Pero existe una alternativa creíble y superior: la monotarea, el verdadero antídoto a nuestro mundo frenético.
En las investigaciones que llevé a cabo para escribir este libro, la idea de renunciar a la multitarea resultó ser sorprendentemente controvertida. Hubo quien incluso se enfureció, negándose a aceptar que la monotarea fuera remotamente viable. Y es que la multitarea es una expectativa cultural arraigada, entrelazada en el tejido de nuestra época.
Pero la monotarea no es ningún lujo; es una necesidad. Este libro proporciona un sistema con unas herramientas polivalentes que te ayudan a devolver la atención a lo que más importa. Con él, aprenderás a controlar tu mente y tu entorno y a todas esas personas molestas que se entrometen entre tú y tu potencial. Adquirirás conocimientos que te permitirán terminar sistemáticamente todo lo que comiences. Al meterte de lleno en una tarea cada vez, en cada momento, harás más cosas, al tiempo que disfrutarás de unas relaciones más intensas y sólidas.

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El mito de la multitarea

La ceremonia de inauguración de los Juegos Olímpicos de Invierno, celebrados en Sochi (Rusia) en el año 2014, fue un excelente ejemplo de cómo estar ausente durante una experiencia cumbre. Imagina que la dedicación y el compromiso de toda una vida han dado sus frutos: alguien ha conseguido una plaza en el equipo olímpico. El momento ha llegado; el mundo se prepara para observar su esplendor en la ceremonia de inauguración. Sin embargo, la mayoría de los deportistas en aquella ceremonia ni estaban inmersos en el glorioso momento ni respondían con saludos a la multitud. En vez de eso, miraban fijamente sus dispositivos móviles, haciendo vídeos y autorretratos con los cuales “recordar” el acontecimiento más tarde. El deseo de captar el momento es comprensible, pero ¡seguro que habría bastantes vídeos profesionales de gran calidad donde escoger después!
¿Por qué son tantas las personas que se ven arrastradas por la carga de la multitarea? Colectivamente, somos boicoteados por plagas de los tiempos modernos como las siguientes:
  • Demasiado que hacer, demasiado poco tiempo.
  • Vida desordenada, mente desordenada.
  • Montañas crecientes de exigencias diarias.
  • Torbellinos de distracciones.
Muchos reaccionamos a la alarmante acumulación de responsabilidades dividiendo nuestra atención entre tareas. Nos hallamos en medio de una creciente corriente hacia lo que Linda Stone denomina la “atención parcial continua”, y prestamos una atención superficial y simultánea a flujos de información que rivalizan entre sí. Viviendo en nuestro big bang personal, nos sentimos incapaces de mantener el ritmo del universo en frenética expansión que rodea nuestras vidas. Desafortunadamente, siempre escucho lo mismo: “Cuanto más intento mantenerme al día, más agobiado me siento”.
Son legión las personas víctimas de la idea equivocada de que la multitarea es necesaria para enfrentarse a esta sobrecarga. Pero la multitarea es engañosa. En lugar de aliviar las exigencias, aumenta nuestros problemas.
De hecho, a lo que nos referimos coloquialmente como multitarea recibe el nombre técnico de cambio de tarea, esto es, moverse rápida (e ineficazmente) de una tarea a otra. Como explica el doctor Eyal Ophir, neurocientífico de la Universidad de Stanford: “En realidad, los humanos no podemos hacer varias cosas a la vez, lo que hacemos es cambiar de tarea… cambiar rápidamente de una tarea a otra”.
El intento de hacer varias cosas a la vez exige que el cerebro cambie la atención con suma rapidez, en algo menos de una décima de segundo. Estas pérdidas de concentración llevan a una mala utilización del tiempo y agotan nuestra capacidad mental.
La multitarea bloquea la entrada del flujo de información a la memoria a corto plazo. Los datos que no consiguen acceder a esta memoria no se pueden transferir para que la memoria a largo plazo los recupere. De ahí la paradoja de la multitarea: realmente reduce nuestra capacidad para concluir lo que nos traemos entre manos.
Como vemos, la gente no puede hacer muy bien varias cosas a la vez, y cuando dice que puede, está engañándose. Aunque siempre habrá quien diga: “Yo puedo mantener una conversación y vaciar el lavavajillas. ¡Soy capaz de escuchar la radio y conducir!”. Pero realizar dos tareas inconexas al mismo tiempo cuando al menos una no requiere ningún esfuerzo consciente no es a lo que nos referimos como multitarea.
Aunque hay casos en que dedicarse a dos actividades que no compiten puede ser beneficioso, hay que escoger con cuidado. Apretar una pelota antiestrés mientras se asiste a una teleconferencia puede ser una liberación positiva. En cambio, consultar el correo electrónico es una distracción. Hacer estiramientos mientras se ve un concurso de televisión es bastante más beneficioso que apoltronarse sin más en el sofá. Dedicarse a dos actividades que no entran en conflicto cuando al menos una es automática es algo generalmente inocuo; entregarse a dos tareas que rivalizan puede cobrarse un precio muy alto.
Y no solo hablamos de las consecuencias peligrosas de la multitarea (por ejemplo, utilizar el teléfono mientras se conduce cuadruplica el riesgo de sufrir un accidente), sino de sus efectos en nuestra propia calidad de vida y en nuestras relaciones con los demás.
El cambio constante de tareas es la antítesis de la concentración. Nos resulta difícil evaluar en qué medida están operando nuestros procesos mentales, porque muchos de ellos son inconscientes.
Entonces, si conocemos las desventajas de intentar hacer varias cosas a la vez, ¿por qué seguimos arrastrándonos en busca de más?
En primer lugar, hay una multitud de distracciones tentadoras que nos persiguen a todas horas. Ni siquiera podemos ver la televisión sin dejar de ver el anuncio de otro programa desplazándose en letras gigantes por la parte inferior de la pantalla.
Otro atractivo de la multitarea es el ansia de novedades. Este hecho ayuda a explicar la razón de que nos sintamos tentados por la multitarea incluso cuando sabemos que es una equivocación. Cuando los estímulos indican un cambio de statu quo, la dopamina se libera y la adrenalina recorre el torrente sanguíneo a toda velocidad con independencia de que tales cambios se consideren positivos o negativos. Este caudal de neurotransmisores contribuye a la atracción por las nuevas tareas en detrimento de lo que estemos haciendo en ese momento.
La buena noticia es que podemos alcanzar nuestras metas aprendiendo a reducir las distracciones. Es una habilidad que se puede adquirir.

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El principio de la monotarea

Intentar hacer muchas cosas a la vez está relacionado con la obsesión con estar ocupado, y, en consecuencia, con sentirse agobiado. Mientras esperaba para subir a un avión cerca de un ruidoso e invasivo televisor de circuito cerrado del aeropuerto, oí de pasada que un viajero le decía a otro: “Somos permanentemente bombardeamos con información inútil”. Estoy de acuerdo. Una lección que aprendí en la Escuela de Comunicación Annenberg de la Universidad de Pensilvania fue que los medios de comunicación no pueden decirte qué pensar, pero sí en qué tienes que pensar. Y, por desgracia, lo que los medios de comunicación suelen decirnos que pensemos es, en la mayoría de los casos, bastante mediocre.
Antes, las noticias consistían en un informativo vespertino de una hora difundido a través de unas cuantas emisoras. Ahora se nos ofrecen noticias las veinticuatro horas, los siete días de la semana, y desde unas fuentes informativas prácticamente interminables. Nuestra capacidad de atención disminuye a la velocidad de la luz. Los anuncios de televisión y los vídeos musicales empalman a menudo treinta imágenes o más por minuto. La multitarea se refleja en los medios de comunicación que nos rodean mientras los segmentos de información se presentan en fragmentos en constante disminución. Nos bombardea lo confuso, mientras enseñan a nuestros cerebros a evitar la reflexión.
Carl Jung, el fundador de la escuela de psicología analítica, describió su visita a África en 1925 en estos términos: “Mis acompañantes y yo tuvimos la buena fortuna de saborear el mundo de África… Nuestra vida en el campamento se reveló como uno de los interludios más encantadores de mi vida. Disfruté de la divina paz de una tierra todavía primigenia… Miles de kilómetros me separaban de Europa, madre de todos los demonios. Los demonios no podían alcanzarme aquí; no había telegramas, ni llamadas telefónicas, ni cartas, ni visitantes. Las fuerzas de mi psiquismo liberado se derramaban de nuevo por las extensiones primigenias”.
Noventa años después, los “demonios tecnológicos” han cambiado de forma, pero nos enfrentamos a los mismos problemas que indica Jung en su relato.
A pesar de las promesas de dispositivos que harán nuestras vidas más fáciles y sencillas, lo cierto es que estas corren un peligro creciente de aislamiento social y de amenaza a la intimidad y la seguridad. Mentalmente ausentes de aquellos que están presentes físicamente, escuchamos a medias mientras conversamos electrónicamente con personas físicamente ausentes.
Por otra parte, hay una epidemia de la ocupación que se extiende como las malas hierbas por un césped. Sin embargo, la actividad frenética y la supuesta recompensa no guardan relación. Mantenerse ocupado no implica necesariamente que estés trabajando con eficacia.
Demasiadas personas llenan sus vidas con una acción desproporcionada con relación a los resultados tangibles; hay relativamente pocas actividades lo bastante valiosas para merecer el tiempo que se les dedica. En consecuencia, estamos distraídos y descontentos y vivimos unas vidas de creciente presión profesional.
Gestionar nuestro tiempo de manera diferente puede mejorar notablemente nuestro estilo de vida. Y nuestro mejor aliado tiene un nombre: monotarea. La monotarea significa estar aquí y ahora, enfrascado en una cosa cada vez. Se caracteriza por una gran energía y una concentración intensa que producen unos resultados y un respeto por los demás excepcionales.
La monotarea nos obliga a abordar las cosas de una en una con exclusión de las demás exigencias del momento presente. Puedes ocuparte de tu siguiente tarea una vez que hayas trabajado en esta. Lo cual no exige terminar la tarea inicial, tan solo acabar el período de tiempo actual dedicado a ella.

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Recupera el control

El cerebro se ve superado por exigencias que se baten en duelo. Intentar hacer varias cosas a la vez libera cortisol, la “hormona del estrés”, lo que disminuye la capacidad para procesar la información. El estrés asociado al intento de hacer varias cosas a la vez hace que las neuronas del cerebro se contraigan, reduce la capacidad de resolución de problemas y disminuye la de la regulación emocional, la resiliencia y el control de los impulsos.
Sumergirse en una experiencia implica asignar plena atención a la labor que se está realizando. Cuando te entregas de lleno a una tarea entras en estado de flujo, un concepto puesto de relieve en el libro Fluir, de Mihaly Csikszentmihalyi. Concentrarse profundamente en una tarea se traduce en un estar absorto en una actividad hasta el extremo de lograr un nivel de competencia más elevado que el habitual. Pero el cambio constante entre tareas elimina la posibilidad de experimentar el flujo. El flujo necesita un estado de monotarea. La concentración en una tarea aumenta la creatividad y la confianza, lo que se traduce en mejores resultados.
El pasado y el futuro. Poner mala cara por el pasado y preocuparse por el futuro son unos incansables ladrones de tiempo que nos roban nuestro derecho a la monotarea. Con demasiada frecuencia nos vemos atraídos por la trampa de pensar en lo que podríamos haber sido si las cosas no se hubieran torcido, o de preocuparnos por un posible desenlace que puede que jamás se dé. Ambos viajes representan unas enormes pérdidas de tiempo, en especial si los hacemos una y otra vez.
No podemos cambiar el pasado, predecir el futuro o controlar a los demás. Solo podemos hacer una cosa cada vez en este momento para contribuir de la forma más positiva posible a nuestras vidas, nuestro trabajo y al mundo que se arremolina a nuestro alrededor.
El primer paso es tomar conciencia. Repara en qué se entretienen tus pensamientos cuando te diriges al trabajo, te estás empezando a dormir o en un momento de ocio antes de una reunión. ¿Aflora alguna espina que tengas clavada del pasado? ¿O te asalta alguna preocupación habitual sobre el giro que pueda dar la vida en un futuro?
El aparcamiento. La monotarea no exige rechazar los pensamientos que no estén en consonancia con tu actual cometido. Antes bien, es una práctica que te permite dejar de lado las ideas que no guardan relación hasta que llegue el momento de reorientar tu mente.
Tal vez te resulte familiar el concepto de “aparcamiento” en relación con las reuniones. Somos demasiados los que nos hemos sentido frustrados por reuniones de trabajo para tratar determinadas cuestiones donde la gente empieza a irse por las ramas. Por ejemplo: puede que se haya planteado una reunión para hablar de una nueva estructura de presentación de informes, lo cual lleva a que alguien suscite la necesidad de unas evaluaciones de rendimiento bianuales. Su idea podría ser válida, pero carece de una relevancia directa. A partir de ahí, empiezan a suscitarse otros asuntos que guardan aún menos relación con el inicial, y de pronto los asistentes se encuentran bloqueados colectivamente en una maraña de asuntos. El reloj avanza sobre las cabezas de los presentes.
Afortunadamente se puede aplicar la técnica del aparcamiento, un papelógrafo o pizarra blanca en la que el orientador de la reunión elabora una lista de asuntos suscitados que es mejor reservar para que sean tratados en el momento adecuado. Una lista visible hace que la recopilación de los temas del aparcamiento sea clara y explícita. Puedes adaptar esta técnica cuando trabajes independientemente, para centrarte en la tarea en curso sin permitir que tus pensamientos terminen divagando. Cuando te embarques en una tarea, mantén a mano un lugar determinado para anotar los temas para tu aparcamiento particular. Puedes crear una página de Notas en tu teléfono inteligente, utilizar una libreta de papel o aplicaciones en línea como Evernote o Trello. No te recomiendo los Post-it, el dorso de las recetas o los sobres del correo basura desechado. Esto es algo que aprendí por las malas (se pierden o los tiras sin darte cuenta). Cuando se te ocurra una idea que no esté relacionada con tu tarea en curso, no permitas que te distraiga de lo que habías empezado. Anótala y vuelve a lo que estabas haciendo.
Hacer una pausa para anotar una idea secundaria no disminuye tu compromiso con la monotarea. Pongamos por caso que estás trabajando en una habitación con luz natural, al atardecer, y que el sol se empieza a poner. La habitación se ensombrece. ¿Te echas para adelante en tu sitio y piensas: “No voy a encender la luz porque estoy concentrado en mi trabajo”, o te levantas un segundo para accionar el interruptor de la luz y vuelves a la tarea, mejor equipado para trabajar? Al igual que es absurdo estar sentado en la oscuridad, sin modificar tu entorno para facilitar un avance correcto, sacar una idea de tu cabeza y plasmarla en una página a veces es necesario para mantener una concentración plena. Si tengo una revelación inesperada, quiero apresarla de inmediato. La saco de mi cabeza y la plasmo en un papel, para examinarla, ampliarla o desecharla más tarde. Si no escribo una idea para el futuro, o la olvido o trato de mantenerla en lugar destacado en mi cabeza, lo que la convierte en una distracción de mi labor principal.
Anotar a mano una o dos palabras aclara la mente, reduciendo la distracción. Mucha gente me dice que tiene una memoria espantosa, poniendo eso como excusa para perder ideas, no cumplir con sus obligaciones, pasar por alto los plazos y olvidar metas prometidas. La mayoría tenemos una memoria en mayor o menor medida defectuosa. Pero ¡la calidad de la memoria es irrelevante! Lo que importa es implantar un sistema para controlar tus procesos mentales.
La separación. Vivimos en un mundo de artilugios que combinan múltiples funciones. En el teléfono inteligente, una navaja suiza de los tiempos modernos, se combinan una multitud de elementos. Quién habría imaginado hace veinte años que un teléfono podría incluir una cámara, un despertador, un mapa y una linterna… y eso para empezar. La sustitución de varios dispositivos por uno solo es una ventaja ampliamente reconocida de los teléfonos inteligentes. Pero ¿tiene algún aspecto negativo?
Piensa en esto. Un día lleno de dificultades se aproxima a su fin; estás listo para irte a dormir. Lo último que haces antes de cerrar los ojos es poner el despertador para la mañana siguiente. Al utilizar la función de despertador de tu celular, te das cuenta de que se han acumulado inesperadamente tres mensajes de correo electrónico, lo que provoca que te desveles. Cualquier experto en sueño nos aconseja que creemos una atmósfera apacible, silenciosa y tranquila antes de irnos a la cama. ¿Recuerdas cuando leer un buen libro te relajaba para amodorrarte de forma apacible? Un dispositivo móvil descontrolado es el antichupete.
Yo apagaba mi despertador apagando… pues eso, apagando mi despertador. Entonces, pasé a utilizar la alarma de mi teléfono inteligente. ¡Menos cosas que llevar en mis viajes de negocios! Sin embargo, ahora mi día empieza con una embestida de tuits, sms y mensajes. ¿Y si le echo un vistazo a la hora en mitad de la noche y accidentalmente veo un correo inquietante? Ya me puedo olvidar de volver al bendito estado de sueño.
Había empezado a poner mi lista de la compra en la sección de Notas de mi teléfono. Es fácil de actualizar y siempre va conmigo. ¿Y el inconveniente? Cuando iba de compras, también me topaba con las llamadas perdidas de los clientes, los correos electrónicos e Instagram. Además, era propensa a recorrer los pasillos con la cabeza gacha, mirando la pequeña pantalla con los ojos entrecerrados. Le estoy agradecida a la inmensa funcionalidad que aportan los ordenadores. El reverso de la moneda es que ahora estamos a una tentadora pulsación de tecla de internet.
Yo aplico una política de silenciamiento de los dispositivos móviles durante mis disertaciones. Si hay un mensaje que hay que contestar, le pido a la gente que se vaya fuera para que ninguna llamada ni mensaje de texto se produzca en el espacio común. En la mayoría de los casos, los asistentes guardan sin más sus teléfonos. Es realmente genial estar en un programa, a veces con cientos de personas, donde todo el mundo está concentrado en los intervinientes y debates que tienen delante.
¿Y qué hay de volver a utilizar un despertador de verdad? Existe una multitud de diseños fantásticos y modelos estilizados para viaje. Escribe tu lista de la compra en un papel o imprime la versión electrónica antes de ir a la tienda. Cuando hagas un trabajo minucioso en tu ordenador, considera la opción de desconectarte de la red a fin de concentrarte realmente en el documento. Es fácil hacer que nuestras mentes se salgan por la tangente. Separar las funciones ayuda.
Vallas. Cuanto más nos alejamos de la tentación, mejor situados estamos para seguir adelante con nuestras mejores intenciones. La tecnología no es el problema; tu manera de gestionarla en tu vida es el quid de la cuestión. Digamos que estás sentado a tu mesa de trabajo atendiendo la llamada de un cliente. Te recuestas en tu silla, frente al ordenador. Un mensaje instantáneo cruza velozmente la pantalla: algunos colegas están recogiendo el almuerzo en un establecimiento de la misma calle; ¿deseas que te encarguen algo? Al no querer perder la oportunidad de una entrega personal de tu restaurante tailandés favorito, contestas rápidamente y encargas el almuerzo. En ese momento oyes que el cliente pregunta: “¿Estás de acuerdo con esta estrategia?”. Por desgracia, no recuerdas nada de la afirmación que precedió a su pregunta.
Existen infinitas variaciones de la situación anterior. Es sumamente difícil no contestar al mensaje en el momento; unos cuantos segundos de tu tiempo y estarás sentado ante una comida inesperada y deliciosa. Sin embargo, el precio acaba siendo un poquito más alto que lo que cuesta el almuerzo. Casi te puedo garantizar que tu cliente reparó en la ligera pausa entre su pregunta y tu respuesta. Y tu petición de que repitiera lo que acababa de decir no ha mejorado precisamente la opinión que tenía sobre tu competencia.
No te estoy sugiriendo que resistas estoicamente el impulso de responder a los mensajes emergentes; es realmente muy difícil ignorar las distracciones. Así que cortemos esto de raíz. Podemos levantar “vallas” que impidan que las distracciones lleguen hasta nosotros cuando estamos ocupados en otro lugar. Cuando tengo que concentrarme en una reunión, llamada telefónica, proyecto o tarea fundamental, disminuyo las distracciones antes de que se produzcan. Empiezo preparando mi lugar de trabajo. Silencio todos los timbres, tañidos y señales acústicas. De hecho, los mantengo en silencio la mayor parte del tiempo. También desconecto las alertas visuales y los mensajes de las redes sociales. Si prefieres dejar conectadas estas alertas, entonces dales la vuelta, cúbrelas o apaga las pantallas durante las reuniones o las llamadas programadas. No mires a hurtadillas. Además de todo esto, adecento mi mesa de trabajo: el desbarajuste también es una distracción.
Digamos que quieres dedicar tus energías a hacer una sola cosa pero no puedes dedicar mucho tiempo a una llamada telefónica. Es fácil. Simplemente házselo saber a tu interlocutor desde el principio: “Me alegro de que hablemos. Dispongo de quince minutos para que tratemos el plan para la reunión de mañana”. Cuando falten cinco minutos, recuérdaselo amablemente. Acto seguido, dedica toda tu atención a esta breve conversación. Algunos creemos erróneamente que, dado que no somos visibles para la otra persona, podemos escabullirnos con éxito para atender pequeños extras durante una llamada. Deshazte de esta idea equivocada para lograr unos resultados más sólidos y ahorrar tiempo a la larga.
Es infinitamente mejor ser plenamente consciente durante una breve llamada telefónica, que serlo solo parcialmente en una larga. Al hacerlo, estás demostrando respeto por el tiempo de la otra persona.
Por último, llega a conocer tus dispositivos. Aprende qué funciones internas o aplicaciones existen para ayudarte en tu empeño de tener un estilo de vida marcado por la monotarea. ¿Tienes una función de Favoritos o Grupos? Esto te permite cribar los mensajes de correo electrónico para recibir solo los de tu familia, por ejemplo. La opción de “No molestar” también es habitual en la mayoría de los dispositivos y es bastante útil. Considera asimismo las opciones para rechazar los mensajes emergentes en la pantalla del ordenador de tu casa, si son más un obstáculo que una ayuda en tu vida familiar.

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Tu día a día

¿Cómo se las arreglan algunas personas para hacer tantas cosas todos los días? La Harvard Business Review publicó un reportaje sobre los hábitos laborales de los empleados sumamente eficaces. Además de ponerse inmediatamente a trabajar según llegan, estos empleados también hacen descansos regulares a lo largo del día. Integrar un tiempo de recuperación en su jornada diaria los hace mas eficientes en general. Pero lo más importante es que las personas con un gran rendimiento hacen una sola cosa cada vez, incluso durante el almuerzo: no trabajan mientras disfrutan de su comida del mediodía. A continuación veremos otras estrategias que pueden transformar tu día en una jornada dinámica, no en una que avance a base de impulsos externos.
No estaría de más que hicieras una lista de tus actividades a lo largo de tres días; escoge tres días de trabajo de un futuro inmediato que sean más o menos normales. Adopta un método útil de anotar tu actual uso del tiempo durante ese período. La idea es obtener una verificación de la realidad de en qué diablos se te va el tiempo.
Delegar. A muchos nos invade un sudor frío al considerar siquiera la idea de la delegación (léase: renunciar al control absoluto). Sin embargo, delegar es importante, no solo para liberar tu tiempo, sino también para que se desarrollen profesionalmente aquellos que trabajan contigo. Asimismo, recurrir a los demás cuando realmente sea necesario que se impliquen te puede ahorrar mucha tensión relacionada con meterte de lleno en tareas que todavía no se te han exigido.
Primero, lo primero. Si hay una ingente y acuciante tarea que te sientes tentado a evitar, hazla lo antes posible en el día. Haz de tripas corazón.
Aplazar una tarea crucial puede representar una pesada carga mental que te dificultará muchísimo más aplicar la monotarea a todo lo demás.
Tareas agrupadas. ¿Cuáles son los grupos relacionados de tareas que quizá hagas varias veces al día durante una jornada normal? En mi caso, algunos ejemplos serían leer y responder mensajes, llevar cosas (artículos, documentos para firma, cartas para el correo) a otros despachos de mi edificio, devolver llamadas telefónicas y asistir a entrevistas concertadas. Para utilizar esta técnica del agrupamiento de tareas, empieza identificando tareas parecidas. Luego, agrúpalas en unos cuantos segmentos durante el día en lugar de permitir que los mismos tipos de actividades interrumpan permanentemente tu trabajo.
Las tareas agrupadas ahorran tiempo. ¿Los mensajes de texto y correos electrónicos son una constante y peligrosa amenaza de distracción durante todo el día? ¿Las redes sociales te tientan a abandonar las tareas de mayor envergadura, en detrimento de los proyectos inminentes? Si es así, puede que decidas probar la agrupación de tareas. Empieza restringiendo el ocuparte de los mensajes de correo electrónico en tres segmentos de veinte minutos a lo largo del día: al llegar, antes de la comida y antes de marcharte.
Quizá esta forma de proceder te genere dudas. ¿Acaso la gente no tiene la expectativa de que se le contestará a los mensajes con rapidez? La tentación de la multitarea se ve acentuada cuando nos sentimos obligados a satisfacer las exigencias aparentes o las supuestas expectativas de los demás, antes que nuestras propias prioridades. Esto suele ir ligado a un deseo ansioso de ser valorado. Pero no te estoy sugiriendo que respondas a los correos electrónicos una vez a la semana. Tres veces al día es una frecuencia razonable. Además, muchas cadenas de correos electrónicos son innecesariamente largas debido a la frecuencia con que se realiza el intercambio de comunicaciones. Las cadenas de conversaciones se pueden eliminar o abreviar escribiendo al final del mensaje, por ejemplo:
  • No se requiere contestación.
  • Gracias, nos despedimos por hoy.
  • Responder únicamente si hay algún cambio.
  • [El compañero] puede encargarse, no es necesario enviarme copia.
  • Fantástico. Entonces hasta luego.
  • Estaré desconectado las siguiente dos horas.
  • Contacta con [el compañero] para los preparativos.
Digamos que has estado fuera de la oficina unos cuantos días y regresas para encontrarte una avalancha de peticiones en forma de mensajes, documentos y luces intermitentes. Que no cunda el pánico. Tengo un sistema para abordar esta misma situación. La llamo la 1 × 10 × 1, y es una versión de la agrupación de tareas. Haz un repaso inicial de todas las peticiones que esperan y ocúpate inmediatamente de cualquiera que se pueda resolver en un minuto o menos. Aquí podría incluirse una rápida contestación a un correo electrónico, la aprobación de un proyecto, la contestación a un correo de voz o una petición de programación de una reunión. Acto seguido, ocúpate de las tareas que se puedan terminar en menos de diez minutos. Aborda este grupo lo más pronto posible en el día. Las peticiones restantes son aquellas que te llevan hasta una hora de tu tiempo; inclúyelas en tu agenda para los siguientes días. Lo mejor es hacer la mayor cantidad posible de cosas por la mañana, antes de que la oficina bulla de actividad.
El Post-it. El humilde Post-it es tu primera línea de defensa. Ya estés al timón de un despacho con puerta, en cubículo o en un mostrador en una planta diáfana de un ministerio, los Post-its son tus amigos. Escribe tu propósito en ellos y colócalos en la puerta, a la entrada o en el borde de tu mesa.
Esto no te pone fuera del alcance de manera indefinida. El mayor período de tiempo para no estar disponible debería ser de unos noventa minutos. De todas formas, es mejor limitar la duración de tus sesiones dedicadas a una actividad y parar antes de que te agotes. Serás más productivo y tu entusiasmo por la tarea será mayor. Puedes escribir amablemente en el Post-it la hora de finalización, a saber: “¡Por favor, volved después de las 13.30!”.
Yo soy contraria a la aplaudida política de puertas abiertas, la cual presupone que las interrupciones se esperan y son bienvenidas. Estar disponible para todo el mundo a todas horas implica que no estés atento a ninguno, nunca.
“No” es el nuevo “sí”. Repite después de mí: “¡Decir ‘no’ no me convierte en poco servicial!”. Está muy bien que no siempre puedas responder a las consultas de manera inmediata. ¿Cómo ibas a poder?
Tu agenda. Cuando elabores un plan de trabajo para tus obligaciones semanales, incluye al menos dos bloques abiertos de media hora de tiempo cada día para las tareas agrupadas y estar disponible para los acontecimientos inesperados.
Adopta el enfoque de la consulta de un médico de familia. Si quieres concertar una cita para un chequeo anual rutinario, puede que te digan que la siguiente hora libre es dentro de un mes. Sin embargo, si llamas a las ocho de la mañana con fiebre y mareos, te darán hora esa misma mañana. Esto es así porque los especialistas dejan horas libres en sus agendas para atender las emergencias. Este es un modelo ideal para un profesional ocupado. Con él, no necesitas dejarlo todo para atender a un compañero conversador. Sin embargo, si tu agenda es un bloque compacto, no estarás disponible para las calamidades que inevitablemente se presentarán.
¿Y qué pasa con los merodeadores, esa gente que se pasa por tu despacho aleatoria y regularmente sin ningún asunto o intención claro que tratar? ¿O qué me dices, pongamos por caso, si estás instalado en una oficina abierta que carece por completo de límites?
Un merodeador se planta en tu puerta, rebosa de felicidad por los últimos fichajes de su equipo de fútbol. Tú tienes que cumplir un plazo improrrogable. Y puedes reaccionar de alguna de estas formas:
  • Levantando la vista, señalando que estás muy ocupado, y volviendo a bajarla.
  • Sonriendo y señalando los auriculares, utilizados para prevenir las conversaciones indeseadas.
  • Respondiendo: “Genial. Tengo mucho que hacer”, y volviendo a tu faena.
La realidad es que la lista de lo que puedes hacer o decir para evitar a los “devoradores de tiempo” es infinita. Solo tienes que hacerlo. Una expresión agradable y una sonrisa cálida mientras transmites la noticia de que no estás disponible para el parloteo ayudan mucho.
Algunas personas que trabajan en oficinas diáfanas se lamentan de que la monotarea es imposible; después de todo, las distracciones abundan y las barreras son inexistentes. No desesperes. La monotarea no depende de los entornos de ensueño. Quienes se comprometen con la monotarea tienen más capacidad para bloquear las distracciones que quienes cambian de tareas con regularidad. La monotarea requiere dedicación y responsabilización personal. No podemos trabajar según el capricho de las personas y acontecimientos que nos rodean.
¿Y qué pasa esos días en que no eres capaz de sintonizar con tus máximos poderes de concentración? La mayoría de las oficinas abiertas poseen algunas salas tranquilas. Utilízalas si las necesitas.
Demuestra tu consideración siendo concienzudo a la hora de hacer saber a la gente cuándo puede esperar a tener una respuesta, y asegúrate de que cumples. Acuérdate de restablecer tu buzón de voz y las respuestas automáticas del correo electrónico para tus mensajes salientes habituales. Esto es bastante más efectivo y respetuoso que intentar estar disponible cuando realmente no lo estás.

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Tus interacciones

No hace mucho me invitaron a que impartiera una sesión de formación de nuevos líderes para cimentar la confianza entre Liz, una alta ejecutiva de reciente nombramiento, y su recién heredado equipo de treinta empleados. Liz se puso en contacto conmigo porque creía en el valor de fortalecer la comunicación entre los grupos de trabajo. Estaba dispuesta a invertir el tiempo y los recursos necesarios para una sesión de formación fuera del lugar de trabajo de un día de duración, con el fin de lograr su objetivo de establecer una sólida relación de trabajo con su departamento.
Empezamos el curso puntualmente a las 9 de la mañana. Liz llegó cuarenta y cinco minutos tarde, sin resuello, explicando que había tenido que arreglar un conflicto de última hora en la oficina. Ese fue el principio del fin. A lo largo del curso estuvo fuera de la sala más de la mitad del tiempo.
Mi “nueva líder” estaba orgullosa de su capacidad para la multitarea. Liz estaba realizando (léase tachando de su lista) un curso de trabajo en equipo para integrarse en el suyo, al mismo tiempo que se ocupaba de los asuntos de la oficina. En realidad, podría haber gestionado estos últimos con más eficacia a su vuelta. No había ningún asunto de vida o muerte. Puedo asegurar que Liz malgastó un montón de tiempo y recursos en una formación que consiguió lo contrario de lo que pretendía, que era hacer que confiaran en que estaba involucrada sinceramente en su equipo.
Por desgracia, los efectos del curso se perdieron. Sin duda, los asistentes establecieron vínculos entre ellos y aprendieron muchas habilidades útiles de comunicación. Pero el comentario más frecuente en las evaluaciones de seguimiento fue el siguiente: “¿Por qué no estaba participando la líder del equipo?”. La difusa atención de Liz solo contribuyó a reforzar la percepción de que aquello le traía sin cuidado. Eso fue lo que el equipo aprendió de la experiencia.
Al igual que la mayoría de los altos ejecutivos, Liz es una persona muy ocupada. Y estar ocupado no es algo que convenza a un equipo que esté a tu cargo; estar presente —física y mentalmente— sí. Liz le dijo a su equipo que ellos eran su prioridad, y sin embargo sus acciones no se correspondieron con sus palabras. Después del curso, uno de los asistentes me envió por correo electrónico una apropiada cita de Lewis Cass: “La gente puede dudar de lo que digas, pero siempre creerá en lo que hagas”.
La máxima es cierta: las acciones son más elocuentes que las palabras. Esto también puede jugar a tu favor. La formación de equipos y dirigentes es una inversión que reporta unos beneficios que pueden superar incluso a la formación técnica. Un estudio de liderazgo dirigido por el psicólogo Daniel Goleman encontró que la capacidad para las relaciones interpersonales es dos veces más importante que el coeficiente intelectual (CI) y la experiencia técnica como indicador de la eficacia del personal directivo superior.
Una conversación que mantuve recientemente con un cliente sobre su nuevo supervisor discurrió de la siguiente manera:
—Él me respeta.
—¿Cómo lo sabes?
—Me escucha. Y sabe que le aprecio porque presta atención a lo que le estoy diciendo.
Demostrar sincera y permanentemente estas conductas con los demás en tu entorno de trabajo indica que estás implicado en la monotarea.
¿Estás comiendo con un compañero y tu teléfono no deja de vibrar? ¿Estás reunido con un empleado y aparece un correo electrónico importante? ¿Cómo puedes dedicarte a la monotarea cuando te ves acosado por peticiones urgentes y encontradas? Solo hay una solución posible: da prioridad a la persona que tienes a tu lado.
¿Y qué tal desarrollar la monotarea en familia? En los viajes en coche, ¿habitualmente estáis conectados por separado? ¿Cómo puedes utilizar el tiempo de los viajes para enriquecer tus relaciones? Los psicólogos de familia dicen que el coche es un sitio ideal para mantener conversaciones importantes porque no es necesario el contacto visual, circunstancia que hace que a los adolescentes en particular les sea más cómodo sincerarse.
La monotarea te permite recuperar el control de tus relaciones.

Conclusión

Una vez que tomes una decisión sobre lo que vas a hacer en un momento determinado, no cuestiones ni te apartes de tu plan dedicándote furtivamente a otra tarea simultánea. Decidas lo que decidas, hazlo a fondo; de lo contrario, te estás perdiendo vivir de verdad. En palabras de Georgia O’Keeffe: “Nadie ve de verdad una flor; son tan pequeñas. No tenemos tiempo, y ver lleva tiempo, como lleva tiempo tener un amigo”. Esta cita me recuerda que tengo que estar realmente presente allí donde esté. También me inspira para tomar mejores decisiones. Aun así, también me equivoco a menudo.
Y es que incluso estando firmemente convencida, cambiar las conductas exige vigilancia. En 2010, la Universidad de Harvard involucró a 2250 adultos para que valoraran los niveles de estado de ánimo e implicación a intervalos aleatorios. Resultó que la felicidad estaba directamente relacionada con una dedicación intensa a las tareas. Como corolario, el estudio también halló que las personas que se distraían fácilmente tenían menos probabilidades de ser felices.
El psicólogo Viktor Frankl habría tenido algo que añadir a esta charla. Gran parte del trabajo de su vida lo dedicó a discernir qué hace que algunas personas se sientan satisfechas, con independencia de las circunstancias. Y descubrió una estrecha correlación entre la felicidad y dos procesos mentales: la capacidad para detectar el significado en todos los momentos de la vida, y la de librarse de la autodestructiva obsesión por los resultados.
Haz más cosas, haciéndolas de una en una. Pues resulta que, después de todo, tienes tiempo suficiente. Es solo cuestión de cómo decides invertirlo.


Fin del resumen ejecutivo
Biografía de la autora
Devora Zack es tanto una introvertida confesa como una exitosa conferenciante que habla frente a miles de personas todos los años; trabaja con las principales instituciones y empresas de Estados Unidos, así como con universidades e instituciones educativas. Recibió un BA magna cum laude en la Universidad de Pensilvania (Annenberg School of Communication) y, posteriormente, obtuvo un máster en administración de empresas en la Cornell University (Johnson Graduate School of Management). Ha recibido algunos premios, como el de USDA a la empresaria del año. Actualmente es presidenta de Only Connect Consulting, empresa que fundó en 1996.
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