Remoto: no se requiere oficina
Resumen del libro

Remoto: no se requiere oficina

por Jason Fried y David Heinemeier Hansson

Cuáles son las ventajas del teletrabajo para aumentar la productividad y la satisfacción de los trabajadores

Introducción

 

Millones de trabajadores y miles de compañías han descubierto las alegrías y ventajas de trabajar a distancia. Sin embargo, a diferencia de la rapidez con que se aceptaron otras innovaciones, la adopción del trabajo a distancia no ha sido tan universal como muchos pensaron.
La tecnología para el trabajo a distancia ya está aquí, pero lo que falta es actualizar la mentalidad. Este libro pretende proporcionar precisamente esta actualización y mostrar las múltiples ventajas del teletrabajo, como el acceso a las personas con más talento, prescindir de los desquiciantes desplazamientos al trabajo y aumentar la productividad fuera de la oficina tradicional.
Por otra parte, también queremos desterrar mitos y excusas como que la innovación solo surge cara a cara, que no se puede confiar en que alguien sea productivo en casa o que el teletrabajo hará desaparecer la cultura empresarial.
En la pasada década, hemos construido una exitosa empresa de software, 37signals, partiendo de las semillas del trabajo a distancia. Apoyados en esta experiencia, queremos mostrar que el teletrabajo, a pesar de sus posibles contras, ha abierto la puerta a una nueva era de libertad y comodidad, un nuevo mundo más allá de la fe en la oficina, propia de la era industrial.
Dejemos atrás la rancia idea de la externalización como medio de aumentar la productividad al mínimo coste y sustituyámosla por un nuevo ideal en el que trabajar a distancia aumenta tanto la calidad del trabajo como la satisfacción que produce. El trabajo fuera de la oficina no es el futuro, sino el presente, y esta es su oportunidad para ponerse al día.

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Ha llegado la hora del trabajo a distancia

Si le preguntamos a la gente dónde va cuando de verdad tiene que realizar un trabajo, muy pocas personas responderán “a la oficina”, que se ha convertido en una fábrica de interrupciones. Así pues, una de las principales ventajas de trabajar a distancia es la capacidad de estar a solas con nuestros pensamientos. En casa las interrupciones se pueden controlar, son pasivas, no nos maniatan y, además, podemos encontrar un espacio que encaje con nuestro estilo de trabajo.
Gracias al trabajo a distancia dejaremos de malgastar nuestras vidas en desplazamientos. Los científicos han llegado a la conclusión de que los desplazamientos largos están asociados a la obesidad, el insomnio, el estrés, el dolor de cuello y espalda, la hipertensión, la depresión e incluso el divorcio. Los desplazamientos pueden llegar a consumir 400 horas al año, el tiempo que tardamos en programar Basecamp, nuestro producto más popular. ¿Qué podría hacer usted con 400 horas?
Pero, si el trabajo a distancia es tan buena idea, ¿por qué las empresas innovadoras no lo han practicado desde siempre? Porque no contábamos con la tecnología necesaria. En cambio, a partir de la irrupción de internet, hemos desarrollado una caja de herramientas útil y asequible que permite que el trabajo a distancia sea posible. Algunas de ellas son las siguientes:
En Basecamp pueden realizarse reuniones en grupo, asignarse tareas y seguir su desarrollo. También se fijan calendarios, se comparten y discuten informes y se toman decisiones oficiales. Asimismo, está disponible en teléfonos móviles. Si necesita conservar un conjunto de archivos en un único lugar y quiere que varias personas tengan acceso a ellos desde su ordenador, teléfono o tableta, la mejor herramienta es Dropbox. Si usa Microsoft, Skydrive es una buena opción. Google Docs es una forma estupenda de colaborar en tiempo real en documentos, hojas de cálculo o presentaciones en PowerPoint, y un lugar fiable donde alojar la última versión de un documento específico.
WebEx es la herramienta que nos permite compartir una pantalla, ofrecer una demostración de producto a alguien y organizar teleconferencias. Go-To-Meeting posee prestaciones parecidas. Por su parte, Skype sigue siendo un medio excelente para las llamadas internacionales, las teleconferencias y las videoconferencias. Es muy fiable y está disponible en casi cualquier plataforma. Para chats rápidos con una persona, nada mejor que la mensajería instantánea. Si usa Mac, iChat y Messages son buenas opciones; y, si usa Google, Gchat funciona muy bien.
Si usted es el consejero delegado o el propietario de una empresa que tenga entre 25 y 75 empleados, Know Your Company le permitirá estar al día de lo que piensan de ella. Es especialmente importante para controlar la cultura de la empresa que emplee a trabajadores a distancia. Campfire es una sala de chat continua para toda la empresa. Es un lugar fantástico para hacer una pregunta cuando no sabemos quién tiene la respuesta y pueden crearse salas para proyectos o equipos específicos dentro de la empresa.
Google Hangouts es una herramienta reciente que pega fuerte por ser una manera sencillísima de lanzar una videoconferencia con un máximo de diez participantes, que pueden usar sus cámaras web, sus portátiles o las cámaras de sus teléfonos. La tecnología es de primera y posee características magníficas que destacan a la persona que habla para mostrar quién tiene la palabra. Nosotros lo usamos cada vez más.
Entre otras cosas, estas herramientas permiten la colaboración asíncrona, y por tanto huir de la típica jornada de 9 a 5. Una importante ventaja de la relajación del horario de trabajo es que resulta cómoda para todos. Los empleados pueden distribuir sus horas de trabajo como quieran y es posible ofrecer un amplio horario de servicio al cliente.
La tecnología también nos ha permitido el acceso a la cultura y al ocio desde cualquier lugar. En el mundo del trabajo, esto significa que la densidad de población que convenía a las fábricas ya no es necesaria en otros sectores en los que se implante el teletrabajo. La consecuencia de todo esto es que, en los próximos veinte años, el lujo y el privilegio será marcharse de la ciudad y librarnos de la correa que nos sujeta a ella.
Al permitirnos vivir donde queramos, el teletrabajo facilitará que llevemos a cabo las actividades que nos apasionan mientras trabajamos lejos de los grandes núcleos como Silicon Valley, Hollywood y Nueva York. Por su parte, las empresas podrán buscar y contratar talento en cualquier parte del mundo. Nuestra empresa se fundó en el Medio Oeste de EE. UU. y hemos contratado a personas sobresalientes en lugares como Caldwell (Idaho) y Fenwick (Ontario). Además, los empleados estrella que trabajan lejos de los centros neurálgicos de su sector dedican menos tiempo a pensar en pasarse a un competidor, y en general parecen estar más contentos con su trabajo.
Otra ventaja adicional para la empresa que cuente con teletrabajadores es el ahorro. Por ejemplo, desde 1995, el teletrabajo ha permitido a IBM ganar 1900 millones de dólares vendiendo oficinas y obtener al menos 200 millones al año en concepto de alquiler de espacio. IBM tiene 386 000 empleados, el 40 % de los cuales trabaja a distancia. Los empleados también ahorran, sobre todo combustible. En el caso de IBM, 19 millones de litros en 2007. En el de HP, casi 1000 dólares al año para el conductor de un todoterreno que recorra 16 kilómetros al día para ir y volver del trabajo.
Sin embargo, el teletrabajo no tiene por qué ser un todo o nada. No significa que no podamos tener un despacho, sino que no es necesario. Tampoco significa que todos nuestros empleados no puedan vivir en la misma ciudad, sino que no tienen por qué hacerlo. En 1999, el equipo original de cuatro personas de 37signals empezó en unas oficinas tradicionales en Chicago. Cuatro años después, nos trasladamos a un rincón de otra firma de diseño donde alquilamos un puñado de mesas. Después David se incorporó desde Copenhague y con los años hemos ido contratando personal por todo el mundo.
Ahora tenemos 36 empleados y una oficina en Chicago que ayudamos a diseñar. Tiene una sala para presentaciones, una mesa de ping-pong y un día cualquiera trabajan allí diez empleados. Reconocer que las oficinas están para impresionar a los clientes da libertad al propietario para convertirlas en la mejor experiencia teatral posible, y los empleados pueden seguir trabajando desde casa cuando no sean necesarios como extras para la representación.
En todo caso, la solución sigue siendo un término medio. Al principio, dejar de ver a nuestros compañeros cada día es un alivio, pero al final es probable que lo sintamos como una pérdida. Lo mismo puede decirse de la pérdida de una estructura y régimen impuestos. Además, ¿qué les ocurre a los padres y madres que deciden trabajar en casa? No siempre es fácil fijar unos límites y separar el trabajo de la vida familiar. En definitiva, la clave reside en centrarnos en los beneficios y mitigar los inconvenientes del teletrabajo. Nosotros les mostraremos cómo.
En primer lugar, es posible que su empresa ya esté trabajando a distancia sin que usted lo sepa. Los departamentos legales, de contabilidad, de recursos humanos y de publicidad podrían estar en manos de personas y subcontratas que trabajan desde sus casas aunque no lo sepamos. Entonces, ¿por qué a esas empresas que confían en alguien de fuera labores fundamentales les cuesta tanto confiar en alguien de dentro para trabajar desde su casa? Eche una ojeada a su oficina y observe qué trabajo se hace en el exterior o con una relación cara a cara mínima. Quizá se sorprenda al descubrir que su empresa funciona más a distancia de lo que pensaba.

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Cómo lidiar con las excusas y colaborar a distancia

¿Es cierto que la magia únicamente surge cuando estamos todos en la misma habitación? O en otras palabras, ¿cuántas ideas revolucionarias puede digerir una empresa? Muchas menos de las que imaginamos. La mayoría del trabajo no consiste en que se nos ocurra la próxima gran novedad, sino en mejorar lo que ideamos hace meses. En 37signals nos reunimos solo tres veces al año en Chicago, una frecuencia que podría ser excesiva. Muchos de esos relámpagos que aparecen en las reuniones son meros rayos de entusiasmo. Además, hay muchas ideas colectivas de calidad que se pueden generar usando una conexión de voz y una pantalla compartida. Para esto están herramientas como WebEx, GoToMeeting y otras.
Si necesita ver para creer, pruebe y verá que la pantalla compartida de la que hablamos no es la de las videoconferencias, en las que el objetivo es ver la cara del otro, sino que se trata de estar sentados uno al lado del otro para compartir un proyecto, no interpretar expresiones faciales. En 37signals, cuando alguien quiere mostrar algo en lo que está trabajando, graba la pantalla y narra la experiencia. Es lo que se conoce como screencast. Si tiene Mac, abra Quicktime Player, seleccione New Screen Recording (nueva grabación de pantalla), muestre lo que quiera mostrar, narre la experiencia con el micrófono y todos sabrán exactamente en qué ha estado trabajando.
¿Y qué hay de esas pausas tan necesarias? El teletrabajo puede provocar un aumento espectacular de la productividad, pero todos necesitamos descansos. Ahí es donde juegan un papel los chats como Campfire y otros sistemas que usan servidores IRC. La idea es tener una sala de chats única y permanente a la que la gente pueda acudir y salir cuando quiera para charlar, publicar imágenes divertidas o simplemente hacer el ganso. Estas herramientas proporcionan al trabajador a distancia control sobre su interacción social: cuándo sucede y cuánta necesita. Es una pérdida de tiempo, sí, pero de buena calidad y junto a sus compañeros. Todos la necesitamos.
Pero ¿cómo sabré que mis empleados están trabajando si no puedo verlos? Si alguien decide jugar a videojuegos o pasarse el día en internet, puede hacerlo perfectamente desde la oficina. Por ejemplo, en la central de J. C. Penney, minorista de ropa, 4800 empleados gastan el 30 % del ancho de banda de la empresa viendo vídeos de YouTube. Si no podemos dejar que nuestros empleados trabajen en casa por miedo a que holgazaneen cuando no los supervisamos, somos canguros, no directivos. Como señala Richard Branson, “para trabajar con éxito con otras personas, tenemos que confiar unos en otros. Eso, en gran parte, es confiar en que todos harán su trabajo, estén donde estén, sin supervisión”.
¿Y las distracciones del hogar? A veces el problema es nuestra predisposición al fracaso. Si estamos trabajando en el sofá y delante de la televisión, es tentador alargar la mano y distraernos con el mando a distancia. Si no contamos con una sala pensada para trabajar a puerta cerrada, siempre podemos salir de casa, para eso están los cafés, la biblioteca o incluso el parque. La mayoría queremos trabajar en algo estimulante y gratificante. Y si estamos atascados en un empleo sin futuro que no tiene perspectivas de ser ninguna de las dos cosas, lo que necesitamos no es un trabajo a distancia, sino un empleo nuevo.
¿Es verdad que solo la oficina puede ser segura? En 37signals contamos con una sencilla lista de normas de seguridad. Para empezar, todos los ordenadores usan encriptación en el disco duro. Además, hay que desactivar el acceso automático al ordenador, exigir una contraseña cada vez que despierta y configurarlo para que se desconecte después de diez minutos inactivo. En tercer lugar, activamos la encriptación para todos los sitios que se visiten y nos cercioramos de que todos los teléfonos inteligentes y tabletas usan códigos de bloqueo y de que se pueden borrar a distancia.
Asimismo, usamos una contraseña única de formato largo generada para cada sitio que se visite, almacenada mediante software de administración de contraseñas como 1Password. Por último, activamos la autenticación de dos factores de Gmail para que no sea posible tener acceso a nuestras cuentas de correo y otras asociadas incluso conociendo nuestro código de usuario.
Si todos trabajan desde casa, ¿quién contestará el teléfono? Reservar un rato de vez en cuando para una llamada a horas intempestivas no es el fin del mundo, sino el pequeño precio que hay que pagar por la libertad del trabajo a distancia. En 37signals nos aseguramos de que en nuestro departamento de atención al cliente siempre haya personal durante el horario laboral de Chicago, lo que no implica que todos tengan que trabajar de 9 a 5. Se pueden organizar turnos para tener cubierto el día entero desde distintos lugares.
¿Qué dirán los demás si enviamos a algunos empleados a casa? La pregunta que en realidad hay que hacerse en esta y otras reticencias similares es “¿Por qué no juzgamos a las personas por el trabajo que hayan realizado y no por dónde lo hayan realizado?”. A diferentes trabajos, diferentes requisitos. Por otra parte, si todos buscan la mejor manera de trabajar, gana la organización más productiva y que más felicidad proporciona.
¿Y qué hay de la cultura de la empresa? No es necesario que todos estemos físicamente juntos para crear una cultura fuerte. Por cierto, cuanto más sólida sea la cultura, menos necesarias serán la formación y la supervisión explícitas. Las mejores culturas se derivan de lo que la gente hace en realidad, no de lo que está escrito ni de las actividades sociales. Quizá tener empleados a distancia nos obligue a renunciar a algunos espejismos y a dedicarnos al trabajo real de definir y practicar esa cultura de la empresa.
En 37signals hemos institucionalizado un método para infundir cohesión. Se trata de un debate semanal cuyo tema es “¿En qué has estado trabajando?”. No es un proceso de valoración ni de coordinación, sino un recordatorio amistoso de que todos estamos en el mismo barco y que estamos en él para progresar. Además, hablando de supervisión, es mucho más difícil tirarse un farol con los compañeros que con el jefe.
El trabajo a distancia puede suscitar el temor a que los asuntos urgentes no obtengan una respuesta a tiempo. Sin embargo, quizá el problema de nuestra empresa sean las constantes interrupciones por asuntos baladíes. Les proponemos que usen el correo electrónico para preguntas cuya respuesta podemos esperar horas y la mensajería instantánea para las que requieren respuestas en minutos. Y, para las crisis, podemos recurrir a ese anticuado invento llamado teléfono. De paso, tal vez acabemos con la adicción, propia y de otros, a la urgencia.
Es cierto que el trabajo a distancia suele exigir cierto solapamiento. En 37signals hemos descubierto que se necesitan cuatro horas de coincidencia horaria para evitar retrasos y sentirnos como un equipo. Igual que en el caso de la atención al cliente, hay muchos horarios laborales fuera del habitual. Aprovéchelos. Se sorprenderá de la cantidad de gente que prefiere un horario de trabajo no convencional.
Si lo que nos preocupa es que todos puedan disponer de todo en todo momento, el problema puede ser grave. Y por eso creamos Basecamp, nuestro primer producto, que nos permitió aumentar nuestro equipo de 4 a 36 personas y nos proporcionó un lugar donde colgar documentos, exposiciones, listas de tareas y calendarios. Después lo emparejamos con GitHub, un repositorio de código abierto para que todos estuvieran disponibles. Actualmente, existen innumerables herramientas para garantizar que todo esté al alcance de todo el equipo. Algunas empresas usan Dropbox para compartir documentos y otras Highrise o Salesforce para seguir las iniciativas de venta.
Como estamos viendo, muchos de los argumentos en contra del trabajo a distancia se reducen al miedo a perder el control. Para muchas personas, ser jefe equivale precisamente a eso. Para muchos machos y hembras alfa, tener a alguien bajo su supervisión directa forma parte de su identidad, y erradicar esa anticuada noción de control es un proceso lento que debe comenzar por algo pequeño, para demostrarle que el mundo no se cae por que usted comience a trabajar en casa los miércoles. Pero, como la resistencia reptiliana no es racional, sino profundamente emocional e incluso instintiva, la excusa de la pérdida de control es la que más cuesta vencer.
En todo caso, una vez más conviene recordar que a menudo son precisamente las reuniones y los jefes las causas de que el trabajo no se haga en las oficinas. ¿Con cuánta frecuencia podemos decir que una reunión ha valido la pena? ¿Y qué pasa con los jefes? Son esenciales, pero como las reuniones, deberían usarse con moderación. Monitorizar los resultados es importante, pero raramente es una actividad que merezca 40 horas a la semana. Trabajar a distancia facilita la detección de los jefes que se dedican a crear trabajo para mantenerse ocupados y mantener ocupados a los demás.
Después de la excusa más difícil, llega la más tonta: hemos pagado un montón de dinero por las oficinas. Lo que ocurre es que ese gasto es no recurrente, es decir, el dinero ya está gastado y no va a recuperarse, tanto si la oficina se usa como si no. Así que lo único que importa es si la oficina es o no el lugar más productivo. Si puede conseguir cinco horas productivas en la oficina y seis en casa, habrá logrado un aumento del 20 % en la productividad. ¿Quién podría resistirse?
Ahora llega una de las mayores desventajas de tener a todo el mundo en la oficina todos los días: el punto único de fallo (SPoF) organizacional. Si nos quedamos sin energía, internet o aire acondicionado, la oficina ya no será funcional y no estará disponible para los clientes. Cuando American Fidelity Assurance cerró sus oficinas en la ciudad de Oklahoma debido a las inclemencias meteorológicas, sus empleados a distancia trabajaron desde casa y los clientes no notaron la diferencia. Incluso los trabajadores presenciales de esta empresa se van a casa una o dos veces al mes para estar preparados en caso de desastre. ¿Y qué decir de los desastres personales? No poder salir de casa no significa necesariamente que no podamos trabajar.
¿Piensa que el trabajo a distancia no daría resultado para su tamaño o sector? Aetna, dedicada a los seguros médicos, tiene casi la mitad de sus 35 000 empleados de EE. UU. en casa. En contabilidad, Deloitte tiene al 86 % de sus casi 35 000 empleados trabajando a distancia al menos un 20 % del tiempo. En Intel, el 82 % de su gente trabaja a distancia de forma habitual. El 57 % de los empleados de la NASA, el 85 % de los de la oficina de patentes de los EE. UU. y el 67 % de los de su agencia de protección de medioambiente dicen que trabajan a distancia en mayor o menor medida.
Entre las empresas de más de 10 000 empleados que utilizan el teletrabajo están la de telecomunicaciones AT&T, la tecnológica Cisco, el banco HSBC UK y la de servicios Unilever. Y entre las de más de 1000, Mercedes Benz USA, el estudio Dream Works y la línea aérea Virgin Atlantic. La verdad es que quedan muy pocos sectores en los que el trabajo a distancia se pueda descartar.

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Contratar, conservar y dirigir a los trabajadores a distancia

Cuando como empleador se te abren los ojos a las ventajas del teletrabajo, es normal no pensar en ir más allá de tu país, sobre todo si estás en EE. UU. o algún otro país de gran tamaño. Sin embargo, 37signals surgió de un horizonte internacional, con David en Copenhague y Jason en Chicago. Una vez adoptados unos buenos hábitos de trabajo, la distancia entre compañeros comenzará a importar tan poco que olvidarás dónde está el personal.
Pensar internacionalmente a la hora de contratar no solo aumenta espectacularmente el tamaño de la reserva de talentos, sino que facilita la inmersión de la empresa en los mercados globales. Obviamente, para solapar al personal habrá que compaginar los husos horarios y tener presentes las barreras del idioma.
¿Quiénes son los mejores trabajadores a distancia? Los que llevan mucho tiempo en la empresa porque conocen a todo el mundo, saben cómo funciona todo y lo que tienen que hacer. Conserve a sus trabajadores aunque se trasladen por matrimonio (o divorcio), por cambiar de clima o querer estar más cerca de sus familias.
Es tentador pensar que si no tenemos que estar junto a alguien todos los días, podemos dejar de lado los elementos sociales de la contratación. Esa actitud es un gran error, porque lo cierto es que el contacto humano es incluso más importante cuando contratamos trabajadores a distancia, que tienen que ser más fuertes que los demás. Para evitar que los pequeños malentendidos se conviertan en dramas, es muy importante monitorizar continuamente el ambiente de trabajo.
A veces, todo se reduce a la práctica, como explican en la empresa de contabilidad online FreeAgent: “Fue difícil acostumbrarse a mantener conversaciones profundas y amplias por correo electrónico o Basecamp. Aprender a dar con el tono acertado en los mensajes puede ser todo un reto: es demasiado fácil que nos interpreten mal, especialmente cuando no nos conocemos bien”.
Tener personal que trabaja a distancia puede limitar su integración, ya que es lo más distinto a trabajar en el campus de una gran empresa con gimnasio y otros servicios. Un trabajador que busque una experiencia laboral diversa puede pensar que eso es el no va más. Para afrontar este reto, en 37signals promovemos activamente las actividades de ocio. Por ejemplo, en los dos últimos años nuestro regalo de Navidad ha sido una selección de viajes, y patrocinamos la práctica de una larga lista de aficiones.
A la hora de contratar personal a distancia, huya de los trucos de salón. Los acertijos que empresas como Microsoft usan para encontrar a los que consideran los pensadores más creativos son tonterías. Hay un momento y un lugar para usar las evaluaciones de personalidad, pero esas evaluaciones están ahí estrictamente para recordarnos los rasgos que ya hemos observado al conocer a alguien en persona.
Más que inventarnos acertijos, podemos pedir a un redactor que nos muestre lo que ha escrito y a un consultor que nos enseñe sus informes. Este aspecto es especialmente importante a la hora de contratar trabajadores a distancia, cuya principal manera de comunicarse será a través de su propio trabajo.
Cuando hay que reducir costes laborales, es tentador reclutar en lugares con un coste de vida más bajo. Pero en lugar de pensar “en Kansas puedo pagar menos que en Nueva York”, piense que puede conseguir gente asombrosa en Kansas y hacer que se sienta valorada si les paga salarios de Nueva York. Además, a ese empleado le resultará muy difícil encontrar un trato mejor en una empresa local.
Otra ventaja de contratar trabajadores a distancia es que a estos les resulta mucho más difícil progresar con falsedades porque disminuyen las posibilidades de ganar influencia cultivando las relaciones en la oficina. Esto da ventaja a los trabajadores silenciosos pero productivos, los que suelen salir perdiendo en un ambiente de oficina. Así, cuando el trabajo está a la vista, es mucho más fácil saber quién es realmente listo y quién sólo lo parece, algo difícil de detectar cuando vemos a alguien en la oficina cada día.
Una habilidad fundamental de un buen trabajador a distancia es una redacción correcta. Por tanto, el primer filtro que importa de verdad es la carta de presentación. Sea implacable con los que escriban mal. Y si usted tiene que redactar una carta de presentación, céntrese primero en la claridad y después en el estilo y estudie cómo presentan sus argumentos los grandes escritores.
Si hemos decidido contratar a un trabajador a distancia, conviene realizar una prueba consistente en una pequeña tarea que tenga sentido para su cometido y que solucione un problema. Piense en el tiempo que tardará en completarla, más si ya tiene empleo y menos si está desempleado.
También es importante celebrar un encuentro cara a cara con el candidato. En nuestra empresa, nosotros reducimos la lista de posibles candidatos a dos o tres y los invitamos a visitarnos en Chicago para un encuentro informal, por lo común un almuerzo con sus posibles compañeros de trabajo. Un sustituto razonable es usar un sistema de videochat como Google Hangouts, que permite que todo el grupo esté online al mismo tiempo.
Y si pongo en marcha una nueva empresa, ¿debería empezar a trabajar a distancia desde el primer momento? Y si tengo una empresa, ¿cómo comienzo a introducir teletrabajadores? En el caso de la empresa nueva, es mejor comenzar lo antes posible para que la cultura de la empresa se desarrolle ya con trabajadores a distancia.
Si la empresa ya existe, un punto de partida excelente es permitir que sus actuales empleados comiencen a trabajar a distancia. Propóngaselo a algunos de sus mejores talentos. Dígales que, si quieren, pueden trabajar en casa un par de días a la semana. Al menos unos cuantos aceptarán. Trate el trabajo a distancia como un experimento de bajo coste y ofrezca la opción a personas de distintos equipos para saber qué labores son más fáciles de realizar a distancia. Nunca se sabe hasta que se prueba.
Como ya sabemos, el trabajo a distancia supone un gran reto para el estilo de gestión. Nos preguntaremos cuál es nuestro papel como directivos si no podemos garantizar que todos los empleados trabajen. La respuesta a esta duda es elemental: el cometido de un directivo es dirigir y comprobar el trabajo. No dirigimos sillas, sino personas.
No obstante, es más fácil trabajar a distancia con alguien a quien conocemos en la llamada “vida real”. Por eso en 37signals nos reunimos al menos dos veces al año durante varios días para hablar de los proyectos actuales y decidir el rumbo de la empresa. La compañía de contabilidad FreeAgent, con sede en Edimburgo, aprovecha su festival para reunir a su gente cada verano. Estas reuniones también son útiles cuando es necesario dar un acelerón con un grupo pequeño para finalizar un proyecto específico.
Los aspirantes a directores y trabajadores a distancia tienen mucho que aprender del software de código abierto, fruto de la colaboración y la comunicación asíncrona como pocos se han visto en el mundo. Si alguien puede construir sistemas operativos, bases de datos, lenguajes de programación, estructuras web y otras formas de software trabajando a distancia, deberíamos saber cómo lo hacen.
En nuestro caso, el código base de nuestra estructura Ruby on Rails es el fruto de la colaboración de cerca de 3000 personas de docenas de países. La motivación intrínseca (muchos programadores que trabajan en un código abierto suelen hacerlo por amor al arte), la coordinación en listas de correo y sistemas de rastreo de códigos como GitHub, y las reuniones periódicas son las claves del éxito.
La motivación y la implicación de los trabajadores a distancia dependen en buena parte del trato que reciban. Si los trata como ciudadanos de segunda, todos lo pasarán mal. Cree y mantenga un terreno de juego nivelado en el cual los que estén dentro y los que están fuera sean iguales. Un modo de conseguirlo podría ser trasladar a algunos altos cargos al trabajo a distancia. Basta con que lo hagan unos días a la semana.
Otra forma de asegurar la conexión de los trabajadores a distancia con la empresa es el contacto habitual por teléfono con los jefes, al menos una vez cada pocos meses. Es lo que hacemos en 37signals. Son contactos informales y familiares cuyo único fin es mantener una línea de comunicación abierta y constante que mejore la moral y la motivación.
No confunda estas llamadas con las largas conversaciones para solucionar un asunto que podría haberse resuelto en pocos minutos. Cuando estas conversaciones se convierten en la norma, tenemos un problema. Aproveche la escasez de encuentros cara a cara para sacarles el mayor rendimiento posible y no malgaste el tiempo. Esa es la ventaja de las conversaciones virtuales. Haga que los encuentros cara a cara sean más difíciles y menos frecuentes y verá que el valor de estas interacciones aumenta en vez de disminuir.
Que se hagan las cosas a distancia depende, primero, de ser capaces de avanzar en todo momento. Para evitar los tiempos muertos de la espera de autorizaciones o de que un compañero enseñe algo a otro, empodere a todos para que puedan tomar decisiones por sí mismos. A continuación, asegúrese de que, por defecto, todos tengan acceso a lo que necesiten. Cuidado con los empleados interesados en que todo pase por su mesa aunque no sirva para nada.
Como apuntamos antes, el auténtico enemigo en un ambiente de trabajo a distancia no es el déficit, sino el exceso de trabajo. Trabajar y vivir en casa puede conllevar una dificultad para establecer límites claros entre la vida personal y la profesional. Si a las nueve de la noche se le ocurre una idea, quizá se ponga a trabajar en ella aunque ya le haya dedicado a su trabajo todo el día.
Si el trabajo lo absorbe todo, es más probable que el trabajador se queme porque le entusiasma lo que hace. En 37signals luchamos contra esta tendencia natural alentando a todos a trabajar un promedio de 40 horas semanales, no más, dando a nuestros trabajadores un día libre extra entre mayo y octubre, patrocinando actividades de ocio y regalando viajes. Y los que llevan tres años o más trabajando en la empresa pueden tomarse un mes sabático si lo desean.

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La vida de un trabajador a distancia

Trabajar en casa nos ofrece libertad y flexibilidad, pero sin límites y rutinas fijos las cosas pueden empeorar. Existen muchos trucos para dotar de estructura a nuestra jornada, por ejemplo vestirse y no estar siempre en chándal o en pijama. Otro es dividir el día en tramos. Finalmente, podemos usar la distribución de nuestra casa para pasar de una actividad a otra. También podríamos partir la jornada laboral por la mitad pasando unas horas en la oficina y otras en casa. Es un modelo bastante popular en 37signals.
Distinguir la vida laboral de la personal cuando usamos el mismo ordenador para ambas puede ser casi imposible. Una táctica eficaz para lograrlo es reservar un ordenador para el trabajo y otro, u otro dispositivo, para el ocio desde el que ni siquiera puedan ejecutarse los programas necesarios para el trabajo. Este hábito proporciona un saludable cambio de escenario, que también se logra si separamos las cuentas de correo electrónico y chats de trabajo y de casa.
¿No le gusta trabajar a distancia en soledad? Hágalo en medio de la multitud. Vaya al café con wifi más cercano. Allí trabajará sin interrupciones, pero disfrutará del ruido de fondo. También puede recurrir a una biblioteca, un parque o unas instalaciones de trabajo compartidas. Puede alquilar una mesa a otra empresa o usar un local de cotrabajo (coworking). Hay empresas como Regus, con presencia en 100 países, y Liquid Express que ya se dedican a ello.
Si vamos a intentar trabajar en casa de forma duradera, tendremos que entender bien los fundamentos de la ergonomía. En Accenture, donde un 81 % de los empleados trabaja hasta cierto punto a distancia, cuentan con un procedimiento interno denominado “ergonomía para profesionales”. La empresa ofrece una lista de material seleccionado, así como la ayuda de un experto en ergonomía. Nuestro cuerpo no está hecho para permanecer en la misma postura ocho horas al día, pero en la mayoría de las oficinas es difícil hacer cambios.
Un sueño común es viajar por todo el mundo tras la jubilación. Pero ¿por qué esperar tanto? En 37signals hemos tenido bastantes empleados nómadas y ha dado muy buen resultado. Recuerde que el trabajo creativo que se puede hacer a distancia solo requiere un ordenador y una conexión a internet.
Para un trabajador a distancia, la pérdida de contacto diario con los compañeros puede verse compensada de sobra por la cercanía de la familia. Puede desayunar en familia, tomarse un rato después del almuerzo para jugar con sus hijos, y podrá atender a estos cuando enfermen sin que eso le haga perder un día de trabajo.

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Conclusión

Cuando empezamos a escribir este libro en 2013, el teletrabajo llevaba años creciendo en silencio. Entre 2005 y 2011, el número de teletrabajadores aumentó un 73 % en EE. UU. hasta alcanzar un total de tres millones de personas. Este silencio se rompió estruendosamente en febrero de 2013, cuando Yahoo! anunció que iba a desmantelar su programa de teletrabajo por decisión de Marissa Mayer, su consejera delegada. Creemos que Yahoo! tomó la decisión equivocada, pero le agradecemos que llamara la atención sobre el trabajo a distancia.
La polémica generada por la decisión de Yahoo! demuestra que, entre el presente y el futuro dominado por el teletrabajo, es probable que el debate se agudice y los frentes de batalla se definan más claramente. El trabajo a distancia ha cumplido ya las dos primeras etapas del modelo de Gandhi para el trabajo: “primero te ignoran, luego se ríen de ti, después luchan contra ti y entonces ganas”.
Los viejos hábitos se resisten a morir, y poder mirar y “ver” cómo se hace el trabajo es una costumbre muy enraizada que cuesta eliminar. Sin embargo, el trabajo a distancia está aquí y ha venido para quedarse. La única cuestión es si estaremos entre los primeros que lo adoptarán o seremos los rezagados. Como afirma Richard Branson, fundador del grupo Virgin: “Dentro de treinta años, cuando la tecnología avance todavía más, la gente mirará atrás y se preguntará por qué existían las oficinas”. 


Fin del resumen ejecutivo
Biografía de los autores
Jason Fried
Jason Fried es el cofundador 37signals, una empresa de software pionera que desarrolla productos utilizados por millones de usuarios en todo el mundo. Entre los productos de 37signals se encuentran Basecamp, Highrise, Backpack, Campfire, Ta-da List, y Writeboard. También participa en Signal vs. Noise, uno de los blogs más populares de la web.
David Heinemeier Hansson
David Heinemeier Hansson es el cofundador 37signals, una empresa de software pionera que desarrolla productos utilizados por millones de usuarios en todo el mundo. David es el creador del entorno de programación Ruby on Rails, que se utiliza en todos los productos de 37signals al igual que en Twitter, Hulu, Yellow Pages y miles de aplicaciones web en todo el mundo.
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