Gestiona mejor tu vida
Resumen del libro

Gestiona mejor tu vida

por Alberto Pena

Claves y hábitos para ser más productivo y eficaz

Introducción

 

Vivimos en un mundo exigente y dinámico en el que realizamos numerosas y variadas actividades. Tenemos a nuestra disposición herramientas y medios casi infinitos, pero, a pesar de ello, nos damos cuenta de que nuestra vida y nuestro trabajo son cada vez menos productivos.
Gestiona mejor tu vida, más que una obra académica, es un libro de experiencias personales en el que el lector se podrá ver reflejado en la mayoría de los casos. Invita a la reflexión y el análisis, pero sobre todo a las respuestas y la acción. Nos muestra lo que está fallando (el problema), nos explica las razones por las que vale la pena cambiar (la motivación) y nos muestra cómo tenemos que hacerlo (la solución).
En muchas obras dedicadas a la productividad se echa en falta esa base mental productiva sobre la que construir una metodología de trabajo. Muchos de estos libros se lanzan a explicar directamente en qué consiste tal o cual método de gestión de tareas o proyectos, sin detenerse a considerar y desarrollar lo esencial: antes del método hay que cambiar a la persona.
Cuando una persona improductiva quiera poner en práctica uno de estos métodos de organización de tareas, es muy posible que mejore a corto plazo, pero a la larga su potencial productivo será limitado. Los grandes males, como pereza, falta de iniciativa, preocupación por lo intrascendente, estrés y ansiedad, dificultad para concentrarse o bajo rendimiento, permanecerán ahí.
A diferencia de toda esta literatura, que rara vez ataca el problema de raíz, Gestiona mejor tu vida nos enseña a corregir nuestra conducta improductiva, a gestionarnos mejor, y nos explica cómo vencer esos malos hábitos que nos atenazan partiendo de nuestro propio yo.

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La productividad nos cambia la vida

Cada vez tenemos más tareas que gestionar, más proyectos que realizar, pasamos más tiempo en la oficina, sufrimos más estrés, tenemos menos tiempo libre, nos desgastamos más… pero la eficacia y la calidad de nuestra vida no mejora y no logramos sacar lo mejor de nosotros mismos. Para muchos, la gestión personal se ha convertido en un desafío insuperable.
Por más que pudiéramos culpar de ello al ritmo que nos demandan otros o a las imposiciones de nuestro trabajo, las verdaderas causas de nuestra improductividad están dentro de nosotros: carecemos de gestión personal.
La productividad no es la capacidad de producir más, sino la facultad de sacar lo mejor de nosotros mismos. La productividad personal no es hacer más en menos tiempo, sino un objetivo que persigue la mejora de cada aspecto de nuestras vidas.
A la productividad podemos llegar por necesidad, por curiosidad o por cualquier otro motivo. Realmente las razones no importan ni afectan en modo alguno al resultado final. Lo que cuenta es la voluntad de querer iniciar el cambio, empezar, seguir y, finalmente, completar el camino.
La clave de este profundo y revolucionario cambio reside en un conjunto de principios y fundamentos muy sencillos. La inmensa mayoría de ellos están cimentados en el sentido común y vienen incluidos de serie en cada ser humano. El problema reside en que nuestros malos hábitos los han silenciado, relegándolos al olvido. Lo único que tenemos que hacer es reactivarlos.
Una gestión personal plena se construye desde abajo, poco a poco, trabajando esos simples pero poderosos principios con firmeza y determinación. La verdadera productividad es serena, actúa de forma pausada, no hace alardes ni se oculta detrás de grandes esfuerzos o bravuconadas. La esencia del gran giro hacia la productividad que todos podemos efectuar se basa en pequeños giros en nuestra conducta productiva, en hacerlo de forma gradual, controlada y consciente.

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Cómo ser productivo. Los giros

Los giros son principios, fundamentos e ideas que promueven cambios en nuestro comportamiento y reajustes en nuestra conducta. Para ser productivos hemos de convertirlos en hábitos, que suponen la repetición diaria y permanente de una serie de rutinas productivas.
Para desarrollar dichos cambios y reajustes debemos emplear un mecanismo con la siguiente secuencia: giro, rutina, repetición, hábito, espontaneidad. Su último fin es lograr que actuemos de forma productiva en todo momento y hacerlo además de forma espontánea.
Son siete los giros o leyes de productividad con que podemos mejorar la gestión de nuestras vidas: proactividad, perspectiva, simplicidad, enfoque, método, autocontrol y evaluación.
Primer giro: proactividad
La proactividad es la actitud y predisposición para tomar el control efectivo de todos los aspectos de nuestra vida y lograr, mediante iniciativa, anticipación y acción, unos resultados positivos y beneficiosos, tanto en el ámbito personal como en el profesional.
El giro hacia la proactividad, como los demás seis giros, se completa con cinco pasos indispensables y complementarios entre sí que deberíamos ir dando uno a uno:
Primer paso: actitud mental positiva. La actitud mental positiva se vive desde nuestro interior y luego se exterioriza en forma de optimismo, vitalidad, entusiasmo, ilusión y esperanza. Es un ardor positivo que impregna nuestros pensamientos y se plasma en nuestras acciones.
En la proactividad que buscamos, la actitud mental positiva actúa en dos niveles distintos: 1) en nuestro camino hacia la productividad y una mejor gestión personal, nos empuja a iniciar el cambio y desarrollar los giros; 2) en nuestro trabajo y vida diarios, imprime, por un lado, entusiasmo, pasión y energía en todo lo que hacemos y, por otro, serenidad y optimismo ante cualquier conflicto o problema.
En cualquiera de las situaciones, como una crisis de pareja, un enfrentamiento con un compañero de trabajo, una reclamación por un producto en mal estado, etc., la actitud mental positiva es la que nos posibilita el primer paso para dar el primer paso. Pensando y actuando guiados por ella, sentamos las bases para la solución. Sin ella, estamos condenados al fracaso.
Segundo paso: visualizar el éxito. El siguiente aspecto que debemos desarrollar para ser proactivos es la habilidad de visualizar creativamente el beneficio y adelantar el éxito que nos espera tras nuestra acción.
A la hora de ponerse a caminar o resolver un conflicto, una persona negativo-pasiva solamente concibe y valora el esfuerzo, el fastidio o la molestia de tener que hacerlo. Por el contrario, una persona proactiva, sin ignorar el esfuerzo que conlleva una tarea, proyecta imaginariamente el resultado y el éxito postrero con el fin de utilizarlos como arma de motivación y acicate. El hecho de imaginar una tarea o un trabajo bien hecho y concluido con éxito genera una cascada de estímulos positivos en nuestra mente que nos hace querer hacerlo. Es un ejercicio mental que aporta un ingrediente más a la fórmula de la proactividad y nos ayuda a convencernos de que nos levantemos, nos pongamos en marcha y lo hagamos.
Tercer paso: nosotros somos la solución. Una actitud positiva y la capacidad de visualizar el éxito que aguarda detrás de la acción nos proporcionan argumentos para la convicción de que nosotros somos el remedio al problema, que contamos y podemos cambiarlo con iniciativa. La solución, en muchísimos más casos de los que creemos, está en nuestra propia mano, la tenemos nosotros mismos y pasa inevitablemente por hacer.
Las personas proactivas no permanecen inmóviles esperando que la solución llegue de rebote, no se vuelven buscando a otros que les saquen las castañas del fuego, no se esconden detrás de la obstinada y tan extendida aseveración “no se puede”. Saben que ellos mismos tienen la llave para solventar el problema. Es el frente al no.
Cuarto paso: desterrar el “no se puede”. Hemos de mirar positivamente dentro y fuera de nosotros mismos, aferrándonos a lo que ya somos y tenemos, y a todo lo que puede salir de nosotros.
Debemos empezar por considerar nuestro propio talento y creatividad. Nuestra formación, experiencia, buen hacer y actitud pueden ayudarnos a conseguirlo. También hay que mirar positivamente hacia fuera y valorar las circunstancias, los medios que nos rodean y las personas que tenemos cerca, que nos darán fuerza, consejo y estímulo para conseguirlo. Alrededor de nosotros hay muchas cosas que nos impulsan a decir “se puede”.
Quinto paso: ¿qué haría nuestro ídolo? Muchos de nosotros tenemos un ídolo o un modelo que seguir. Es una persona que admiramos, que nos inspira y a la que nos gustaría parecernos. Puede ser una figura histórica, un personaje contemporáneo, una celebridad o alguien mucho más cercano y querido como nuestro padre, nuestra madre o un amigo de la infancia.
Pensar en esa persona que tanto admiramos y nos inspira, e imaginarla justo antes de la encrucijada, duda, decisión o atolladero frente al que nos encontramos, es algo que actuará como activador de nuestra motivación. Nos llenará de determinación y nos proporcionará el movimiento y la intensidad que nos faltan para hacer las cosas.
Segundo giro: perspectiva
Todos, en mayor o menor medida, tenemos la capacidad de identificar lo que para nosotros es esencial, importante, notable, o bien aquello que, por el contrario, es trivial o insignificante. Es decir, actuamos y decidimos con perspectiva.
Sin embargo, en la práctica diaria a menudo nos traicionamos a nosotros mismos y nos dejamos atrapar por aquello que, en el fondo, no cuenta. Salpicamos nuestras horas con mini o microtareas absurdas que poco a poco consumen nuestro tiempo y activos diarios; leemos con fruición revistas y páginas web que nunca llegarán a tener impacto en nuestra vida real; o bien participamos en discusiones acaloradas sobre temas que no van con nosotros, ni en el fondo ni en las formas, y que no van a influir en nuestro proyecto vital. En otras palabras, desaprovechamos nuestro yo diario en actividades intranscendentes que nos impiden desarrollar aquellas que sí son esenciales y a las que sí nos deberíamos dedicar con absoluta pasión.
Al adoptar perspectiva logramos tener presentes una serie de principios con los que podremos fotografiar desde lejos nuestras elecciones, actividades, gestos, el modo y la forma en que gastamos nuestro yo diario en unas cosas y otras. La perspectiva nos permite decidir de forma inteligente a qué dedicar y a qué no nuestro tiempo.
Primer paso: escala de valores. El mal hábito de actuar de manera incontrolada e irreflexiva, sin perspectiva, provoca que en muchas ocasiones quebrantemos nuestro propio sistema de valores y prioridades personales. Anteponemos algo insignificante a algo que de verdad nos importa, como puede ser el tiempo con nuestros hijos, un fin de semana con nuestra pareja, nuestro propio descanso, crecimiento personal, afán por aprender, un ascenso en el trabajo, la voluntad de evolucionar como expertos en un área, etc. Todo ello se resiente cuando no pensamos ni actuamos con perspectiva. En ese momento nos convertimos en protagonistas de este tipo de frases: “es que mi trabajo casi no me deja tiempo para mí” o “siempre llego tarde y apenas veo a mi familia”. Las personas que realizan afirmaciones como estas deberían preguntarse: “¿a qué cosas me he dedicado de verdad durante el día?”, “¿he elegido bien dónde he invertido mi yo diario?”.
Segundo paso: objetivos personales. Quien piensa y actúa con perspectiva tiene en su horizonte mental la consecución y el cumplimiento de sus propios objetivos personales. Un objetivo es algo que queremos alcanzar o conseguir a corto o medio plazo, sea por razones personales, familiares o profesionales. Es el porqué de hacer las cosas.
Un objetivo o un plan se compone de varias fases que implican diversas actividades y tareas que vamos realizando a lo largo de los días. Los objetivos bien definidos nos dan razones de peso para decir “no” a cualquier nimiedad o distracción que se nos presente para zancadillear nuestra productividad.
Para pensar y actuar con perspectiva es también imprescindible que nos hagamos una serie de preguntas: “¿realmente esto que voy a hacer responde a mis objetivos para hoy?”, “¿ayuda a acercarme al conjunto de mis objetivos personales y profesionales?”, “¿de verdad busco esto?”.
Tercer paso: impacto en nuestras metas. Todos deberíamos tener un plan maestro en nuestra vida. Ese plan tendría que contener los grandes objetivos que queremos cumplir en los próximos años, metas que nos gustaría conseguir o cosas que pretendemos ser en los próximos meses o años: por ejemplo, iniciar la expansión internacional de nuestra empresa; organizar la boda y casarnos en el mes de septiembre; presentarnos y aprobar las oposiciones, etc.
Podemos tener objetivos muy importantes a corto y medio plazo, tanto personal como profesionalmente, pero las metas son, por su naturaleza, mucho más determinantes e influyentes en nuestra vida. Persiguen realizarnos como personas y profesionales, y nos ayudan a elegir y actuar solamente sobre aquello que en verdad es importante.
Cuarto paso: dejar huella. Hacer algo y hacerlo bien, de forma excepcional, exquisita y buscando la excelencia, es una recompensa de incontable valor. Nuestra autoestima y nuestra propia satisfacción personal salen reforzadas después de haber hecho algo muy bien.
Las personas que actúan sin perspectiva suelen tener muy poco respeto por su tiempo y por lo que pueden llegar a conseguir si invierten bien su dedicación y talento. Por eso es habitual oírles decir nada más llegar al trabajo: “Tengo tiempo de sobra. Voy a leer primero los titulares de prensa y luego me pongo con lo que tengo que hacer para hoy. De paso iré a por un café”, etc.
Por el contrario, quienes piensan y actúan con perspectiva valoran por encima de todo lo que pueden aportar. Si, por ejemplo, tienen que redactar un informe importante, comprueban varias veces las cifras, se aseguran de que todo está en su sitio y, a última hora de la mañana, si les queda tiempo, se dedican a otras cosas. Este es el comportamiento que marca la diferencia.
Quinto paso: crecimiento personal. A la hora de pensar y actuar con criterio definido y de elegir entre lo importante y lo trivial, es fundamental tener presente la búsqueda del crecimiento personal. Cuando llega el momento de discernir si lo que tenemos delante de nosotros merece la pena o no, debemos preguntarnos: “Esto que voy a hacer ahora, ¿me va a enriquecer como profesional y como persona? ¿Realmente me va a aportar algo con lo que construir un yo más robusto y duradero? ¿De verdad, viendo, leyendo o haciendo esto me voy a convertir en mejor persona?”.
Tercer giro: simplicidad
Tendemos por naturaleza a complicarnos en casi todo, incluso en la gestión personal. Intentamos muchos cambios a la vez; nos rodeamos de múltiples y complejas herramientas que, en lugar de ayudarnos, complican nuestro flujo de trabajo; ejercitamos la multitarea para completar trabajos que requieren concentración y no dispersión; creemos erróneamente que lo grande supera en brillantez a lo pequeño; y no aprovechamos las sencillas cosas que ya tenemos y nos rodean.
Simplificar, buscar y fomentar lo sencillo elimina muchas de las complicaciones de las que nosotros mismos somos responsables sin darnos cuenta. Muchos de los obstáculos que tenemos que sortear se deben a nuestra incapacidad para ver la esencia de las cosas.
Primer paso: pequeños objetivos. La clave para tener éxito en nuestros proyectos y retos pasa por despedazarlos, trocearlos, dividirlos en pequeños objetivos diarios que podamos y debamos completar con éxito. Si, por ejemplo, queremos escribir un libro, no importa si vamos a tardar cinco u ocho meses en completarlo si el capitulo que hemos escrito hoy ha sido todo un éxito y nos acerca a nuestra meta final.
Segundo paso: valorar lo pequeño. Rara vez nos paramos a valorar y recrearnos en lo pequeño. Los rasgos hacen que nuestro rostro tenga carácter; la revisión final de un guión al que se agregan pequeños matices hace que una película tenga una historia sólida; los sencillos retoques en un diseño web hacen que nos impresione su equilibrio; los suaves golpes de un pincel consiguen que un cuadro alcance una extraordinaria armonía… Sin embargo, muy poca gente repara en lo pequeño ni se empeña en hacerlo bien. Y es aquí donde se marca la diferencia en muchos ámbitos, también en la productividad.
Sabiéndolo, conviene concentrarse en lo pequeño, valorarlo y utilizarlo. Una persona productiva sabe utilizar pequeñas frases de un correo electrónico, pequeñas conversaciones, pequeñas aplicaciones informáticas, pequeños gestos, pequeños detalles… en su provecho.
Tercer paso: hacer solamente una tarea. Salvo para tareas absolutamente mecánicas que exigen un nivel muy bajo o nulo de atención, poca energía y ninguna creatividad, practicar la multitarea no es recomendable; es una de las grandes enemigas de nuestra productividad, porque hace que nuestro trabajo adolezca de mediocridad, retraso, ansiedad y precipitación.
Lo que, por el contrario, promueve la simplicidad es ejecutar las tareas una a una. Conviene poner frente a nosotros todas las tareas y objetivos para el día e ir completándolos con toda nuestra atención e inspiración, pero siempre uno a uno. Esto redundará en una serie de beneficios, como tranquilidad, calidad, eficacia y naturalidad.
Cuarto paso: definir y fijar límites. El hábito de fijar límites nos proporciona los beneficios de control, priorización, concentración y sencillez. Fijar límites, por tanto, supone tomar el control y los mandos de aquellas tareas que se repiten diariamente y que, irremediablemente, consumen ciertos minutos de nuestro tiempo. No hay que dejar que nos dominen, sino ponerlas a nuestro servicio.
Quinto paso: soltar lastre. No nos resultaría complicado analizar, revisar y enumerar muchas de las cosas que nos rodean –objetos, actividades y compromisos– y que nos aportan poco o casi nada: sustituir nuestra suscripción al gimnasio, al que no vamos desde hace meses, por cuarenta minutos de carrera por el parque; darnos de baja en varias redes sociales a las que hace meses que no entramos pero de las que seguimos recibiendo notificaciones cada dos por tres; anular la suscripción de varios catálogos de ropa, videojuegos y material de oficina que recibimos en casa por correo ordinario; revisar todas las aplicaciones instaladas en nuestro ordenador, etc.
Todas estas cosas son ruido o lastre. Si queremos avanzar con firmeza en el camino de la productividad, es necesario detectarlas y desprenderse de ellas. La simplicidad consiste en desechar absolutamente todo lo que no nos ayude a sumar.
Cuarto giro: enfoque
El enfoque consiste en estar presentes y tomar conciencia del momento, saber qué estamos haciendo, por qué y cómo lo estamos haciendo. Eso nos permite tomar el control y los mandos de cada una de nuestras acciones y orientarlas hacia donde nosotros queremos. El enfoque nos permite decidir y elegir dónde, cuándo y cómo aplicamos nuestra proactividad, perspectiva y simplicidad. Es el giro que facilita a los giros anteriores tocar tierra y actuar.
El enfoque nos hace presentes en el instante actual, nos da lucidez para interpretar el ahora, evita que nos escapemos mentalmente y convoca a nuestros sentidos productivos para invertir nuestros recursos internos en la actividad que tenemos frente a nosotros.
Primer paso: enfoque de mañana. Una buena forma de empezar a desarrollar el enfoque es hacer, todas las mañanas, un repaso mental muy rápido de lo que nos espera en el día: una entrevista de empleo, una reunión con el departamento de ventas, un examen en la universidad, etc.
Este ejercicio mental tiene que ser muy rápido y ágil, de dos minutos como máximo. Consiste de tres preguntas sencillas: 1) ¿Qué dos o tres tareas clave he de afrontar hoy? 2) ¿Por qué esas tareas son tan importantes para mí? 3) ¿Estoy dispuesto a poner todo de mi parte en ellas?
Segundo paso: enfoque de objetivo. El enfoque de objetivo nos permite tomar conciencia real del alcance de lo que estamos a punto de hacer. Elimina el resto de cosas y centra todos nuestros sentidos en una tarea concreta para que podamos ejecutarla con sencillos y pequeños pasos.
Tercer paso: enfoque de entorno. Lo que logramos con este enfoque es centrarnos en modificar nuestro entorno en lugar de nuestro comportamiento. Controlando y reduciendo los estímulos externos –las distracciones– estamos fomentando la concentración y salvaguardando los niveles de atención que requerirá la tarea que nos espera.
Cuarto paso: enfoque de concentración. Este enfoque nos permite que sigamos presentes y concentrados mientras realizamos una tarea. Facilita que nuestros sentidos productivos no decaigan ni desfallezcan en tanto en cuanto no se haya terminado.
Algunas de las claves para conseguir el enfoque de concentración pueden ser las siguientes: si estamos con un cliente o en una reunión cara a cara, centrarnos en cada frase que dice anotando y remarcando en un bloc las más importantes; acordarnos con frecuencia del propósito y el fin de lo que estamos haciendo; antes de entrar en una reunión, escribir en nuestro bloc de notas una palabra que la defina y recoja la importancia de permanecer atento: por ejemplo, “gran cliente”, “mi producto” o similares.
Quinto paso: enfoque de elección. Nuestro éxito diario depende en su totalidad de las elecciones que hacemos. Nos vemos perjudicados o beneficiados por aquello que elegimos en cada momento del día. Saber gestionarse y ser productivo es solo una cuestión de elegir bien.
Ante imprevistos y decisiones repentinas, es el enfoque de elección el que nos aporta intuición, agudeza y presencia en el momento para elegir de manera productiva. De ese modo, no perjudicamos nuestro plan de trabajo y las prioridades que nos fijamos con nuestras acciones.
Quinto giro: método
El quinto giro es uno de los más prácticos. Expone el procedimiento y las pautas de actuación precisas para lograr realizar las cosas cotidianas. Se trata de un método para gestionar y completar nuestras tareas diarias llamado de las Dos Listas.
El nombre indica que hemos de crear y mantener dos listas de tareas independientes pero relacionadas entre sí. La primera es la Lista de Entrada, donde añadimos y almacenamos las nuevas tareas que van surgiendo a lo largo del día. La segunda es la Lista de Salida, donde previamente hemos anotado aquellas tareas que tenemos que hacer hoy mismo.
Lista de Entrada. En esta lista van las cosas que debemos hacer algún día. Aquí guardaremos toda aquella tarea, necesidad de hacer algo, encargo, petición, obligación o actividad que surge durante el día y que exige que la realicemos o terminemos en un espacio corto o medio de tiempo: dos días, una semana o diez días.
Es esencial que, una vez aparezca la tarea o la necesidad de hacer algo, la añadamos de forma inmediata a nuestra Lista de Entrada. Solo tenemos que añadir la tarea a la lista y seguir trabajando con normalidad. Por ejemplo: convocar una comida de trabajo; iniciar la selección de candidatos; analizar la estrategia de lanzamiento del producto X, etc.
Lista de Salida. En esta lista van las cosas que tenemos que hacer hoy. Aquí tendremos aquellas tareas que hemos de completar hoy mismo y que, por tanto, requieren toda nuestra atención. Esta lista y sus tareas son las que importan. Frente a ellas, lo demás no debe existir durante el día de hoy. Al final del día, tenemos que haber borrado de ella todas las tareas que nos habíamos propuesto. Ejemplos de Lista de Salida: completar la presentación y demo para el cliente Z; reservar billetes y hotel para el viaje a Sudáfrica; hacer una lista de ideas para la reunión creativa de mañana, etc.
Revisiones diarias. El método de las Dos Listas se fundamenta en una doble revisión diaria, una por la mañana y otra a última hora de la jornada o bien por la noche.
Así, unos minutos antes de terminar nuestro día de trabajo tenemos que revisar la Lista de Entrada. Repasamos una a una las tareas que tenemos en la lista, bien porque las hemos añadido hoy o bien porque vienen de los días anteriores, y les asignamos una fecha de ejecución, es decir, decidimos si las dejamos en esa misma lista o bien las movemos a la Lista de Salida para llevarlas a cabo mañana.
La revisión de la Lista de Salida la hacemos al día siguiente. Este ejercicio sirve para familiarizarnos con las tareas que nos esperan. Actúa como el tráiler de una película antes de su estreno: nos prepara, nos abre la mente, estimula nuestros sentidos y genera el interés y la atención necesarios dentro de nosotros.
Esta doble revisión diaria garantizará que no se nos escape nada y que nuestros sentidos productivos estén siempre alerta y orientados hacia la ejecución de las tareas.
Segundo paso: tareas clave. Son aquellas tareas que, por la creatividad, el talento, el nivel de concentración o el tiempo que nos llevará completarlas o por su relevancia en nuestros planes, demandan más de nuestro yo productivo. Debemos considerarlas, por su importancia, como peldaños hacia la culminación de nuestros objetivos más personales.
Si bien todas las tareas de la lista han de ser completadas durante el día, las clave han de ejecutarse en momentos álgidos de nuestra productividad, cuando estamos más frescos, despejados, llenos de vitalidad y sin distracciones aparentes a la vista.
Tercer paso: el Minuto de Oro. El Minuto de Oro es una regla del método según la cual todo aquello que podamos completar más o menos en un minuto debemos hacerlo en ese momento y quitárnoslo de en medio, siempre y cuando no se nos interponga la ejecución de una tarea clave.
Responder rápidamente a un mensaje de correo con una sola línea, devolver una llamada para confirmar algo, imprimir un documento, archivar una factura y decenas de casos similares que se nos presentan a diario son algunos de los candidatos perfectos para el Minuto de Oro.
Cuarto paso: tareas periódicas. Todos tenemos una serie de tareas que hemos de ejecutar de forma periódica y repetitiva todos los días o todas las semanas, tales como despachar y contestar el correo electrónico, clasificar documentos de marketing y ventas, hacer seguimiento telefónico de nuestros tres clientes principales, etc.
A la hora de ejecutar estas tareas periódicas, diarias o repetitivas, debemos acostumbrarnos a trabajar por parcelas. Esto significa que, una vez que nos pongamos con una actividad, tenemos que hacer todo lo relacionado con ella y no empezar otra hasta haber terminado la primera de un tirón. Es decir, la actividad no se debe partir por la mitad ni decidir terminarla más adelante. Así, por ejemplo, es muy recomendable destinar momentos determinados del día para gestionar nuestro correo electrónico (tarea periódica) y, además, hacerlo por completo y de una vez. Si tenemos quince correos, debemos leerlos, despacharlos y contestarlos todos en ese momento.
Quinto paso: rincones del día. Uno de los pequeños grandes secretos de la productividad personal son los rincones del día, pequeños lapsos o espacios de tiempo que quedan libres entre una actividad y otra, y que podemos y debemos aprovechar para adelantar trabajo y completar otras tareas.
Podemos imaginar cualquiera de las siguientes situaciones y sacar partido de los rincones de tiempo que quedan sueltos: la reunión a la que asistimos ha concluido diez minutos antes de lo previsto y lo aprovechamos para revisar nuestro correo electrónico desde nuestro ordenador portátil; en el taller nos han entregado el coche media hora antes y utilizamos ese tiempo para hacer la compra; en lugar de ir a visitarle, hemos solucionado un problema con un cliente y aprovechamos ese tiempo para ejecutar nuevas tareas de nuestra Lista de Salida, etc. Nuestra jornada está plagada de momentos en los que podemos y debemos robar minutos al día.
Sexto giro: autocontrol
Tenemos una innata disposición a la dispersión, a la distracción y a la indisciplina. Esa tendencia natural, además de otros factores externos, hace que tendamos a olvidar y a no practicar los giros. Es aquí donde hemos de recurrir al autocontrol, que es el que nos llama al orden y nos proporciona los mecanismos mentales para volver a ser productivos.
El autocontrol nos protege contra aquello que amenaza nuestra productividad. Nos da la visión, la serenidad y la fortaleza necesarias para enfrentarnos a ello y, en última instancia, interconecta todos y cada uno de los giros. Nos proporciona la capacidad y el hábito de reclamar y activar nuestros férreos principios productivos cuando estemos desarrollando cualquier actividad y algo intente frustrarla.
La mejor forma de explicar el autocontrol es conociendo y diseccionando sus enemigos:
Primer enemigo: procrastinación. La procrastinación no es otra cosa que la habilidad de retrasar y posponer una tarea o actividad inevitable que de forma reiterada nos negamos a hacer.
“Ahora me viene mal hacerlo pero mañana me levanto una hora antes y lo hago seguro”, “ahora no estoy suficientemente concentrado, mañana creo que estaré más fresco”, “es que ahora no me veo yo a tope: voy a dar una vuelta con los amigos y tal vez me despeje”, etc. Todas estas son frases bajo las que habitualmente se esconden tareas que nos resistimos a hacer y que aplazamos de forma reiterada.
La procrastinación se presenta habitualmente cuando nos resistimos a hacer algo o bien lo evitamos de forma consciente o inconsciente. Esa omisión repetida está causada por alguna o varias de estas razones: pereza, temor, indecisión, mala organización y planificación, incapacidad para calibrar el esfuerzo necesario, etc.
El único modo eficaz de derrotar la procrastinación es apelar a nuestros principios productivos, tales como valorar y darle sentido a la tarea, descomponerla en pequeñas partes, aprovechar las horas en las que más rendimos, pensar en los que pagan nuestra procrastinación (familiares, amigos, compañeros), aplicar la regla del Momento de Oro, conectar la tarea con nuestros objetivos, enfrentarnos a la procrastinación que proviene del temor y dar el primer paso para que todo fluya mejor.
Segundo enemigo: imprevistos. Además de la procrastinación, las tareas imprevistas y los encargos inesperados son uno de los mayores retos a los que cada día se enfrenta nuestra productividad.
Es nuestra base mental productiva la que puede ayudarnos a enfrentarnos con éxito a cualquier tarea o encargo imprevisto que se nos presente. Así, en tal caso, deberíamos actuar con calma y serenidad, analizar durante unos instantes la dimensión real y los requisitos de la tarea o encargo que inesperadamente nos han asignado, evitar la multitarea, no dejarnos llevar por el pánico del momento y por el impacto que ese imprevisto pueda tener en el resto de nuestras tareas pendientes.
Tercer enemigo: decir “sí” a todo. Una de las razones más comunes por las que en la práctica se resiente nuestra productividad diaria es porque no somos capaces de decir “no” a una persona que nos está pidiendo algo.
En ese sentido, hay una serie de claves que nos pueden ayudar a hacerlo: antes de acceder, calibrar el impacto que la tarea que nos piden va a tener en nuestra Lista de Salida; intentar comprender en toda su extensión lo que nos están pidiendo para ver si entra en conflicto o nos impide desarrollar nuestros objetivos personales; si nuestra respuesta tiene que ser “no”, al menos de momento, no dudar ni un instante en pronunciar esa frase; y si nuestro jefe o supervisor es quien nos ordena hacer una tarea, no acceder a la primera, sino intentar hacerle ver la transcendencia de lo que estamos haciendo en el momento y lo contraproducente que sería interrumpirlo.
Cuarto enemigo: estrés. La dificultad para concentrarse adecuadamente, la mala planificación con fechas límite mal ajustadas, la multitarea y la incapacidad para distinguir lo urgente de lo importante suelen ser algunos de los principales motivos del estrés que a veces nos domina en el trabajo.
No debemos nunca subestimar el estrés y la ansiedad que genera la presión por terminar las tareas. Es algo muy serio que coarta nuestra imaginación y nuestra inventiva, obstaculiza nuestra iniciativa y claridad de ideas, e inmoviliza nuestro juicio y principios productivos.
Es un enemigo que debemos y podemos combatir con varias medidas, tales como descansar y dormir adecuadamente, planificar y visualizar por adelantado las tareas o momentos de mayor exigencia del día, identificar aquello que nos estresa y hacerle frente, pararnos unos minutos sin hacer nada para relajarnos, y divertirnos y reírnos, ya que el ocio y el esparcimiento resultan determinantes para espantar el estrés.
Quinto enemigo: desmotivación. Nuestra motivación y las ganas de mejorar nunca permanecerán inquebrantables: habrá días o momentos difíciles en los que desaparezcan o se desmoronen por completo. En esa situación nos pueden ser de ayuda algunas claves prácticas: cuidar con mimo el arranque de nuestro día buscando aquellos hábitos matutinos que revitalicen y reactiven nuestros biorritmos productivos desde primera hora; no pensar o decir “no me apetece”, sino ponernos en marcha; no olvidar que el éxito de los grandes proyectos se sustenta en las pequeñas cosas bien hechas que pueden activar nuestra motivación; ser consciente del momento y no dejar que nuestra mente esté en otra parte.
Séptimo giro: evaluación
Este giro consiste en desarrollar el saludable hábito de revisar y analizar periódicamente el comportamiento de nuestro yo productivo. El eje de este giro es el ejercicio de volver sobre nuestro día o nuestra semana y evaluar con espíritu analítico y constructivo el estado de nuestra gestión personal. Hemos de ser conscientes de que no puede haber cambio real, duradero y efectivo sin una evaluación rigurosa.
Primer paso: doble evaluación. Es recomendable llevar a cabo dos tipos de evaluación de nuestro comportamiento productivo: una diaria y una semanal (o quincenal).
Las preguntas que nos podemos hacer para la evaluación diaria son las siguientes: “¿he sido productivo hoy?”, “¿he aplicado los giros a mi trabajo y cada una de mis tareas?”, “¿me ha ayudado todo ello a cumplir mis objetivos para hoy?”.
Para la evaluación semanal podemos preguntarnos esto: “¿cómo están actuando los giros en mi actual trabajo?”, “¿me han convertido en mejor profesional y mejor persona?”, “¿qué está fallando y dónde puedo mejorar?”.
Segundo paso: conclusión, acción, mejora. El propósito de las conclusiones en el ejercicio de la evaluación siempre es obtener una acción y, a la postre, una mejora. Si hemos hecho bien el proceso de evaluación, al final tendremos ante nosotros una serie de acciones, medidas a adoptar o cosas que cambiar.
A la hora de realizarlas no hay que precipitarse: la importancia de fijarnos pequeños y simples retos que podamos cumplir para alcanzar y afianzar nuestro cambio es decisiva. Por ello, hemos de fijarnos un solo cambio a la vez, muy pequeño, muy concreto, que nos apetezca hacer, que podamos palpar y medir, y que no nos suponga un esfuerzo desmedido. Y repetirlo hasta mejorar de verdad y pasar al siguiente reto.
Tercer paso: ser honesto pero benévolo. Con la evaluación seremos todavía más conscientes de que los errores y los tropiezos son parte inherente de la gestión personal y absolutamente necesarios para nuestro aprendizaje y mejora. Lo peor que podemos hacer con nosotros mismos es fustigarnos, reprocharnos o maltratarnos por haberlos cometido.
La evaluación es un ejercicio para ayudarnos a mejorar, no para castigarnos por los errores cometidos. Hemos de utilizar la franqueza y la honestidad para analizar en frío nuestras acciones, y la benevolencia y el optimismo para aprender de nuestros tropiezos.
Cuarto paso: celebrar nuestros éxitos. Nuestra actitud mental positiva no solo debe alimentarse de nuestra denodada determinación y de nuestra fuerza interior, sino también de momentos de alegría y júbilo interior –o exterior, si vemos la necesidad de manifestarlo–. Nos merecemos esos momentos de celebración, de saborear durante algunos instantes que realmente hemos sido capaces de recorrer el camino con éxito a pesar de todas las dificultades.
Quinto paso: el ejercicio de evaluación. El mejor momento para realizar la evaluación es hacia el final de día, cuando ha terminado nuestra actividad laboral, estamos de vuelta en casa y hemos completado nuestras tareas diarias. En cualquier caso, elijamos el momento que elijamos, hemos de asegurarnos de que, por lo menos, vamos a disponer de cuatro o cinco minutos dedicados solo a la evaluación sin interrupciones ni distracciones.
Uno de los secretos de la evaluación es conseguir que dure poco. Tiene que ser algo liviano y sin rodeos. Haciéndola corta, breve y concisa, conseguiremos que sea menos monótona y nos resultará más fácil formar ese hábito.
El momento de la evaluación es algo que no debemos saltarnos si realmente queremos que surta efecto y nos ayude a mejorar. Hemos de recordar que al hábito se llega con la repetición constante, por lo que debemos realizar la evaluación con regularidad.
Por último, debemos saber que el momento de la evaluación no está reñido en absoluto con nuestro descanso. Cuando nuestra jornada ya ha terminado, lo único que tenemos que hacer es mirar hacia atrás y observarla con ojo crítico pero con espíritu flexible y distendido. Esos cinco minutos son algo nuestro, parte de nuestro yo diario y parte de nuestro yo del día siguiente. Debemos tomarlos y tratarlos como un regalo único.

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Conclusión

La sociedad que nos ha tocado vivir nos impone un ritmo frenético y demanda de nosotros posiblemente más de lo que física y mentalmente podemos dar. Cada día millones de personas experimentan la desagradable sensación de estar a merced de su agenda, sin tiempo apenas para sí mismas, su familia y su ocio. Para ellas se deberían haber inventado los días de 25 horas.
En el día a día hemos de conciliar nuestro trabajo con nuestra propia vida personal y familiar. Es algo que debemos hacer y en lo que la mayoría hemos fracasado.
Tareas de casa, proyectos personales, planes familiares, organización de nuestro tiempo libre, entre otras actividades, se ven beneficiados o perjudicados directamente por nuestra capacidad o incapacidad para saber qué, cómo y cuándo hacer las cosas.
Por todo ello, mantener una óptima gestión personal, ser productivo, organizado y eficaz en nuestra vida es un desafío de proporciones titánicas.
Reprogramar nuestro cerebro productivo, corregir gestos improductivos y eliminar los malos hábitos arraigados en nuestro interior es un proceso que lleva tiempo, requiere paciencia, el seguimiento de un método y, sobre todo, práctica continua. Esta práctica se puede construir o cimentar sobre los siete giros presentados en este libro, que nos ayudan a modificar nuestra actual conducta improductiva. Gracias a ellos podemos interpretar, elegir y actuar ante cualquier situación de nuestra vida y trabajo. 

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Fin del resumen ejecutivo
Biografía del autor
Alberto Pena (Gijón, 1972) estudió Ciencias Empresariales y enseguida se vinculó a proyectos pioneros de información digital, entre ellos Las Noticias en la ReD y LaBrujula-iBrujula. Trabajó en la división de móviles de Telecinco, creó Kunno Systems y fue director de marketing de Movilisto para España y Global Marketing Director de iTouch-Movilisto para todo el mundo, cargo que le brindó la posibilidad de residir en Londres, Sidney y Ciudad del Cabo.
En 2004 fundó ThinkWasabi, blog de referencia sobre la utilización de la tecnología e Internet en la gestión personal y la organización. Imparte cursos y seminarios, y ha volcado su carrera profesional como asesor exclusivo para empresas y particulares en el ámbito de la productividad.
Ficha técnica
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