Resumen del libro
Presentaciones Zen
Por: Garr Reynolds
Cómo convertirse en un maestro de las presentaciones transmitiendo un mensaje claro y nítido
Introducción
¿Cuántas veces ha asistido a presentaciones en las que un orador diserta sobre su tema al tiempo que hace avanzar sus diapositivas sobre una pantalla? ¿Tiene la sensación de haber visto ya esas diapositivas varias decenas de veces? ¿Le resulta sencillo escuchar al conferenciante y al mismo tiempo leer lo que se proyecta en la pantalla? Yendo un poco más lejos aún: ¿admitiría que las presentaciones le llegan a aburrir? Sepa que si es así, no tiene nada de extraño. Ya alrededor del año 2000 se acuñó la expresión “muerte por PowerPoint” para expresar el sentimiento de saturación que este tipo de conferencias, apoyadas en las tecnologías multimedia pero deficientemente elaboradas, han llegado a provocar entre los profesionales de la empresa.
Aunque las presentaciones con un ordenador que proyecta imágenes y texto sobre una superficie blanca no son siempre las más adecuadas, lo cierto es que la aparición de herramientas como PowerPoint de Microsoft o Keynote de Apple ha hecho creer que ya nada es posible sin ellas. En las empresas nadie concibe hoy que usted no solicite un proyector si tiene que exponer sus ideas ante un auditorio. Es más, se le mirará con cierta desconfianza dando por seguro que no es usted una persona rigurosa que prepare sus temas a conciencia.
Lo peor de todo es que se ha ido creando un estereotipo que hoy somete a los profesionales a presentaciones de negocios pobremente diseñadas, monótonas y poco clarificadoras. Una diapositiva típica suele incluir unos títulos genéricos, la clásica enumeración de ítems, gráficos abigarrados o cliparts sin una función clara, temas y subtemas bajo el eterno formato de jerarquización o un logo que se repite desde el principio hasta el final sin que se sepa muy bien con qué objeto.
El azote de estas presentaciones más adormecedoras que estimulantes, ineficaces porque entorpecen la transmisión de un mensaje directo y claro, no es culpa siempre de los presentadores. Éstos han aprendido unos malos hábitos y desconocen algunos de los elementos más básicos de la comunicación. Por ejemplo, lo que muchas investigaciones han confirmado: las personas procesamos con más dificultad la información si esta nos llega, de manera simultánea, de forma verbal y escrita.
El lado positivo de esta situación es, que una vez convencido de que las cosas no tienen por qué seguir haciéndose mal, llega para usted la oportunidad de destacarse entre los demás cuando sea usted mismo quien se encuentre frente a un público ante el que exponer sus ideas. Recuerde que estamos hablando de comunicación. Y la comunicación tiene que ver con intentar conseguir que los demás adopten nuestro punto de vista o con hacerles entender el porqué de nuestro entusiasmo, nuestra tristeza o cualquier otro sentimiento. A través de la historia que contamos en nuestra presentación inclinaremos al público en favor de nuestros intereses, sean estos vender un producto o hacer valer nuestra opinión por encima de otras.
El enfoque Zen sobre las presentaciones. Aunque la práctica del Zen no tenga nada que ver con “el arte” de las presentaciones de hoy en día, las actividades profesionales relacionadas con la comunicación comparten con los principios del Zen algunas afinidades.
El Zen, más que un dogma para que todos lo sigan de la misma manera, es un enfoque sobre la vida, un modo de ser. Son muchos y diversos los caminos que llevan a la iluminación. El modo Zen de realizar presentaciones tampoco es un método, en el sentido de un proceso sistemático seguido paso a paso, planificado y lineal. Es un enfoque que implica una dirección o un esquema mental, no una fórmula cuyas reglas hayan de cumplirse por orden.
Mediante esta filosofía se trata de ayudar a aquellas personas que deben realizar presentaciones a hacerlo de un modo novedoso, más simple, más visual y natural y, en consecuencia, más dotado de sentido. En el centro del Zen se encuentra la necesidad personal de ver y descubrir: todos podemos ser comunicadores inteligentes, claros y detallistas si apostamos por explorar nuevas vías para lograrlo. Para empezar, nuestras presentaciones deberían seguir tres principios que iremos detallando más adelante: sujetarse a ciertas limitaciones en el momento de su preparación, ser simples en su diseño y naturales en su desarrollo.
Entre quienes realizan exposiciones ante el público es muy habitual una excesiva preocupación por el software que emplean. El resultado suelen ser unas presentaciones y charlas aquejadas de cierto desorden. Por eso es necesario dejar muy claro desde el principio que PowerPoint no es un método, sino una herramienta, y como tal, puede ser usada correctamente o no en función de los métodos de diseño que se empleen.
La comunicación en la era actual. Muchos de quienes usan PowerPoint en su trabajo están influidos por la educación tradicional que pone todo el énfasis en saber redactar cada uno de los diferentes documentos que se manejan en una empresa (informes, cartas, balances, cuentas de resultados). Sin embargo, un buen comunicador de hoy en día no solo debe dominar el arte de leer y escribir textos, sino que necesita unos sólidos conocimientos de las bases de la comunicación visual.
Las presentaciones guardan una estrecha relación con dos grandes géneros del relato de nuestros días: las películas documentales y los cómics. Ambos se valen de la imagen para contar una historia, de manera que son una fuente de inspiración para quien se dedica a elaborar presentaciones. El documental desarrolla una historia de no ficción incorporando la narración, entrevistas, imágenes fijas y rótulos en pantalla. El cómic, por su parte, es un género tremendamente eficaz en reunir la imagen con el texto para crear una historia atractiva e inolvidable.
En un verdadero acto de comunicación, la simple transmisión de datos no es suficiente. Si optamos por realizar una presentación es porque queremos vender una idea o un proyecto, y para eso hay que provocar la emoción en quienes escuchan: hay que despertar su deseo por saber qué va usted a contar cada vez que pasa a una nueva diapositiva. Si no fuera así, no se harían presentaciones, pues bastaría con enviar un informe de datos que ahorraría mucho tiempo, pero que sin duda no lograría el mismo efecto.
Creatividad y limitaciones
Aunque aparente ser un acto corriente y cotidiano, una conferencia que se sirve de una presentación del contenido en diapositivas es una actividad muy creativa. Una presentación es una oportunidad de diferenciarse usted mismo de los demás, diferenciar a su organización o su causa por encima de cualquier otra. Es la ocasión para contar por qué su punto de vista merece ser tenido en cuenta. Si está de acuerdo con esto, ¿por qué entonces diseñar presentaciones predecibles y no romper con las expectativas de su audiencia y sorprenderla?
La elaboración de una presentación es un acto que requiere de la creatividad; no consiste en reunir un conjunto de hechos y cifras y exponerlos de una manera lineal. Lo triste es que muchas personas consideran la creatividad como algo propio de artistas, pintores y demás, no algo que ellos mismos lleven dentro de sí. Ello es una manera de encerrarse en viejos hábitos u obsesiones del tipo “así es como se hacen las cosas” o “así es como deberían haberse hecho”.
Las enseñanzas Zen mencionan a menudo la “mente del principiante” o la “mente del niño”. Dentro de nosotros sigue existiendo ese niño que una vez fuimos. Si nos permitimos a nosotros mismos aproximarnos a los nuevos desafíos con esa mente primigenia, nos abrimos a nuevas posibilidades y sentimos la curiosidad por saber qué pasaría si tal cosa se hiciera de esta otra manera.
El miedo es uno de los principales frenos a esta actitud. El miedo está dentro de todos nosotros. ¿No es más seguro hacer las cosas como las hacen todos los demás? Mantenerse anclado en el miedo al fracaso y en evitar el riesgo conduce a escoger siempre la solución más sencilla y a pasar una y otra vez por los caminos más trillados: nunca se sale de aplicar y repetir lo que ya se conoce. Solamente usar la mente fresca de un principiante o de un niño nos libera del temor al fracaso. Cometer errores no es lo mismo que ser creativo, pero si usted no está dispuesto a equivocarse, entonces nunca logrará ser realmente creativo.
Entre las personas que más emplean la creatividad en su trabajo se encuentran los diseñadores profesionales. Lo habitual para ellos es trabajar bajo una gran cantidad de limitaciones: los límites que imponen el tiempo, el espacio, los presupuestos, los jefes o los clientes. Esta es la manera en que el mundo del diseño funciona. A pesar de no ser lo esperable, estos profesionales dan fe de que cuantas más restricciones sufren, mejores soluciones obtienen.
Alguien que no es diseñador y tiene que elaborar una presentación visual (o posters, newsletters, sitios web) con el software hoy existente, puede sentir frustración ante el gran número de herramientas disponibles o vértigo a la hora de decorar su trabajo con ese infinito muestrario de colores, formas y efectos especiales. Ambas situaciones pueden conducir a diseños y mensajes equivocados. Del diseño profesional debemos, pues, aprender dos principios:
- Las imposiciones y las limitaciones no son un enemigo, sino un poderoso aliado.
- Autoimponerse restricciones es a menudo fundamental para un buen trabajo creativo y una formulación clara del mensaje que se quiere transmitir.
También para las diversas artes Zen seguir unas líneas muy estrictas de actuación es el mejor modo de sacar la energía creativa del individuo. El haiku es un excelente ejemplo de ello: un poema de tan solo 17 sílabas en el que capturar la esencia y los detalles del momento. Gracias a esa regla el poeta puede expresar sus “momentos haiku” vividos.
Las limitaciones de todo tipo son inherentes a la vida misma. A medida que la vida cotidiana se vuelve más compleja y crecen las posibilidades de elección, las personas demandan ante todo claridad y simplicidad. Recuerde esto cuando aborde la elaboración de su próxima presentación: su audiencia espera de usted que elimine de su mensaje aquello que distrae del todo esencial, lo que oscurece y confunde la comprensión. Mantenga siempre en mente estas tres palabras: simplicidad, claridad, brevedad. Su público quedará gratamente sorprendido, recordará su mensaje y le agradecerá su aportación.
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Biografía del autor
Garr Reynolds
Garr Reynolds reside en Japón, donde es profesor de Management en la Kansai Gaidai University y director del grupo de diseño Design Matters Japan. Trabajó para Apple durante varios años y hoy es una autoridad mundialmente reconocida en el diseño y desarrollo de presentaciones. Su blog, www.presentationzen.blogs.com, es uno de los más populares e inspiradores sobre diseño y comunicación, así como su web personal, www.garrreynolds.com.
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