La verdad sobre la comunicación escrita en la empresa

Resumen del libro

La verdad sobre la comunicación escrita en la empresa

Por: Natalie Canavor Claire Meirowitz

Cómo escribir con propiedad para diferenciarse profesionalmente
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Introducción

Escribir bien supone una gran ventaja en el mundo empresarial actual. A nuestro alrededor vemos cómo a quienes saben escribir bien se les promociona y muchos líderes empresariales se caracterizan precisamente por ello. Esto no debe extrañarnos, ya que la facilidad de la escritura es una habilidad de liderazgo tan importante para triunfar como la comunicación interpersonal.
Escribir bien siempre marca la diferencia y cada mensaje que enviamos importa. Nos da más credibilidad, mejora nuestra imagen profesional y nuestros resultados. Ello supone más clientes, mejores relaciones, más beneficios y promociones. Dado que cada vez más despachamos más trabajo escribiendo que en persona, progresivamente dependemos más de nuestra habilidad para escribir para convencer, colaborar, gestionar o liderar.
La mayoría de las personas inteligentes necesitan solo dos cosas para escribir bien: una idea clara de lo que significa un buen texto hoy y un sistema para enfrentarse a cualquier reto de escritura: correos electrónicos, propuestas, informes, páginas web, blogs, etc.
Desde su experiencia de más de veinte años como escritoras y organizadoras de talleres de escritura, las autoras han diseñado una estrategia práctica y detallada que nos puede ayudar a escribir bien y conseguir lo que nos proponemos.

La verdad sobre lo que hace funcionar la escritura

La mayoría no elige bien su objetivo. Lo primero que debemos hacer si queremos dominar una escritura orientada a resultados es definir las características de una buena escritura. Tener claro el objetivo supone tener medio camino hecho y nos permite aprovechar las habilidades que ya tenemos pero a las que no hemos prestado atención.
Aunque no seamos conscientes de ello, la mayoría de nosotros ya sabemos lo que significa escribir bien. Para darnos cuenta de ello basta con que confeccionemos una lista de lo que no nos gusta cuando leemos lo que escriben los demás.
Por ejemplo, un texto está mal escrito si es:
  • Difícil de entender.
  • Aburrido.
  • Confuso.
  • Ilógico.
  • Farragoso.
  • Con mensaje y objetivo poco claros.
  • De difícil lectura en voz alta.
El siguiente paso sería invertir estas características para hacerse una idea de lo que sería un texto bien escrito:
  • Fácil de entender.
  • Interesante.
  • Claro.
  • Lógico.
  • Conciso.
  • Con mensaje y objetivo obvios.
  • Fácil de leer en voz alta.
Cada uno de estos dos listados podrían completarse con características adicionales. Así tendríamos que en un texto mal escrito observamos estas:
  • Adolece de un estilo molesto que interfiere con el mensaje.
  • Es ambiguo.
  • No mantiene la atención.
  • No podríamos decir que nos importa.
  • Hace que el lector pierda tiempo intentando averiguar el significado.
  • No está claro a quien se dirige.
  • Es repetitivo.
  • No está ilustrado con detalles o ejemplos.
  • Es vago o denso (no le permite al lector absorber la información) y pomposo, etc.
Por el contrario, un texto bien escrito destacaría por estos rasgos:
  • Cuenta con un estilo invisible que hace brillar el mensaje.
  • Es claro.
  • Mantiene la atención.
  • Es obvio por qué debería importarnos.
  • Está claro a quién se dirige.
  • No se repiten palabras, ideas y ejemplos.
  • Elige palabras interesantes.
  • Es lo suficientemente detallado, fácil de absorber, natural, etc.
Escribir tal como hablamos. Nos han enseñado a escribir de una manera larga, complicada y formal para impresionar a nuestros profesores. Y en el mundo empresarial también tendemos a imitar la mala escritura de los demás.
La salida de este atolladero está en aprender a respetar un principio básico: escribir bien en el contexto de la empresa debe parecerse a hablar bien. Lo que escribimos no debe ser diferente de lo que decimos: que el texto sea sencillo, directo, claro, fácil de leer y coloquial. Por ejemplo, en vez de escribir “La cantidad de la interacción interpersonal en el contexto de empresa actual disminuye constantemente a causa de la tecnología”, sería más coloquial “Los hombres de negocios actuales no hablamos mucho entre nosotros; básicamente enviamos correos electrónicos”. En la historia de la humanidad, la tradición oral es muy anterior a la escrita y algunos de los mayores clásicos de cualquier lengua —la Biblia, Homero o Chaucer— representan el caso de la anotación de la oralidad por la escritura.
Olvidar el ayer y escribir para la mañana. Si quisiéramos escribir un correo electrónico al comité de planificación para fijar la hora de reunión, podríamos hacerlo de dos maneras distintas, la antigua y la actual.
La manera antigua: “El 18 de junio 2009, a las dos de la tarde, está prevista la reunión de continuación en relación con nuestra conversación anterior del 10 de mayo, por lo que le pediría que hiciera las gestiones pertinentes para poder atenderla. Se prevé que se necesitarán al menos dos horas para tratar todos los temas en profundidad. Ruego que me confirme su disponibilidad”.
La manera actual: “¿Puede venir a la reunión el jueves que viene, a las dos de la tarde? Quisiera seguir hablando de todas aquellas grandes ideas de las que hablamos hace algunas semanas. Espero que le pueda dedicar unas dos horas. Por favor, confírmeme por mail que estará allí”.
Vemos que la primera versión es más farragosa, con un tono pasivo y lleva más tiempo tanto leerla como escribirla. En cambio, la segunda versión se asemeja mucho más a una conversación real: es clara, suena espontánea y entusiasmada. El texto es transparente, por lo que el lector capta el mensaje y no la escritura. En el primer caso, por el contrario, la escritura dificulta la comprensión.
Igualmente, la redacción más personalizada del segundo mensaje lo hace más convincente y atractivo para el destinatario.
Poner primero el objeto final. En la correspondencia del mundo empresarial (notas informativas, correos electrónicos), no menos importante que la claridad son los objetivos, por lo que conviene indicarlos al comienzo del texto y escribir el contenido en función de ellos.
Así, teniendo en cuenta dicha recomendación, una nota informativa para nuestro jefe sobre las necesidades de un proyecto no debe ser nunca parecida a la siguiente:
Estimado Sr. Smith:
Como sabrá por nuestras reuniones y conversaciones anteriores, el Proyecto Alliman tiene un plazo de ejecución que acaba dentro de tres meses. Para alcanzar las metas previstas, nuestra oficina se verá obligada a adquirir una variedad de herramientas y productos en el momento actual. Le adjunto aquí abajo el listado de las necesidades de nuestro proyecto y le pido mediante esta nota que autorice su compra, para que el departamento de compra la considere legítima.
Por el contrario, si se quiere una respuesta rápida y afirmativa, que no provoque objeciones ni retrasos, conviene que la nota permita una lectura rápida y compresión inmediata. El mensaje ha de ser obvio y eficiente, y se ha de indicar en primer lugar su objeto, como en este ejemplo:
Hola, Jessica:
Por favor, firma el listado de necesidades del proyecto que te adjunto para que el departamento de compras pueda conseguirlos para nosotros.
Como sabrás, el plazo para el Proyecto Alliman acaba el 1 de agosto, así que necesito tu autorización rápida para estas herramientas y productos que nos son necesarios.
Gracias por tu ayuda. Tom
En este segundo ejemplo vemos que la “llamada a la acción” es lo primero que aparece y la jefa no la puede perder de vista, mientras que en la primera nota tendría que buscarla, además de que se le invita a cuestionar la pertinencia de las compras. Asimismo, el autor de la segunda nota aparece como una persona eficiente, efectiva y de confianza, por lo que contribuye a su evaluación positiva.
Cada mensaje enviado tiene su efecto psicológico. Cuando leemos un texto, sus claves físicas (tono de voz, expresión, lenguaje corporal) no existen, por lo que nuestros correos en ocasiones pueden transmitir un mensaje opuesto al intencionado. Para evitar este problema conviene que seamos conscientes del tono y de cómo el destinatario puede entenderlo.
Si queremos motivar a los demás, o impresionar a nuestros superiores, hemos de tomar en serio el potencial de nuestra palabra escrita, porque se trata de una herramienta potente de liderazgo.
La diferencia entre los tonos de dos mensajes similares en su contenido se puede ver en estos ejemplos:
Primer correo:
Asunto: Comparte una idea buena, gana un premio
Compañeros:
¿Se os ocurre cómo la empresa podría hacer algo mejor? ¿Perfeccionar un sistema? ¿Llegar a más clientes? ¿Contar nuestra historia de manera más eficaz?
CEO Jack Martin quiere saberlo, así que el 18 de marzo…
Segundo mail:
Asunto: Implantación de un nuevo sistema de sugerencias
Compañeros:
Nuestro CEO, Jack Martin, le ha solicitado a este departamento desarrollar e implementar un nuevo sistema diseñado para fomentar las sugerencias del personal. Con este motivo les escribo para decirles que el 18 de marzo…
Al comparar estos dos mensajes podemos notar la energía y el entusiasmo presentes en el primero. Su escritor tiene claro el objetivo (generar ideas buenas y útiles) y cómo es el público al que se dirige (muy ocupado y predispuesto al cinismo); además, es consciente de que necesita proponer un premio para establecer un nexo entre los dos. Por el contrario, el razonamiento en el segundo mensaje sería algo así como “sé que tengo que anunciar esto pero no espero grandes resultados”.

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Biografía del autor

Natalie Canavor

Las publicaciones, artículos, páginas web y guiones de Natalie Canavor han recibido un reconocimiento internacional. Ha lanzado con éxito cuatro revistas mensuales destinadas al público empresarial y profesional, además de dirigir la comunicación para la mayor agencia educativa del estado de Nueva York, donde supervisa cientos de publicaciones y trabaja como consultora para relaciones públicas.

Claire Meirowitz

Claire Meirowitz ha trabajado como directora de proyectos y redactora para importantes publicaciones y editoriales de negocios, tecnología y educación, como InformationWeek, Forbes ó The Wall Street Journal.

Ficha técnica

Editorial: Financial Times Press

ISBN: 9780137153152

Temáticas: Habilidades directivas

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