Organízate con eficacia GTD
Resumen del libro

Organízate con eficacia GTD

por David Allen

El arte de la productividad sin estrés

Introducción

 

Puede darse la circunstancia de que una persona tenga una cantidad abrumadora de cosas que hacer y que, aun así, funcione de manera productiva con la cabeza despejada y la sensación óptima de controlar tranquilamente lo que está haciendo. Esta es una manera fantástica de vivir y trabajar, en unos niveles elevados de efectividad y eficiencia. En esas ocasiones, lo que estás haciendo es exactamente lo que deberías estar haciendo, teniendo en cuenta todos tus compromisos e intereses.
No obstante, en este nuevo milenio ha surgido una paradoja: las personas tienen una calidad de vida mejor, pero al mismo tiempo están aumentando sus niveles de estrés al aceptar encargarse de más cosas de las que les permiten sus recursos. Casi todas las personas que conozco tienen al menos media docena de cosas que pretenden conseguir y, aunque dispusieran del resto de sus vidas para intentarlo, no serían capaces de terminarlas a la perfección.
Estamos muy necesitados de métodos, tecnologías y hábitos laborales nuevos que nos ayuden a controlar nuestro mundo. La buena noticia es que existe una manera de controlarlo todo, seguir relajado y hacer cosas importantes con un mínimo esfuerzo en todo el espectro de tu vida y tu trabajo. Una manera por la que puedes experimentar lo que los expertos en artes marciales llaman una “mente como el agua”, y los atletas de alto rendimiento, “la zona”.
Si estás muy lejos de ese estado y sientes que estás tenso, descentrado, aburrido y atascado, ahí es donde la metodología de Organízate con eficacia tendrá mayor incidencia en tu vida, al enseñarte a recuperar una mente como el agua y hacer que todos tus recursos y facultades funcionen al máximo nivel.
Este libro te motivará para que levantes el nivel de exigencia en cuanto al grado de presión que estarás dispuesto a tolerar, sabiendo que dispones de las técnicas para reducirlo.

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¿Qué es el GTD?

El método Organízate con eficacia (en inglés GTD o Getting Things Done) es un proceso en cinco pasos para dominar el arte de ocuparse relajada y controladamente de las cosas.
Con independencia del entorno en el que nos encontremos, cuando nos ocupamos de nuestra vida y nuestro trabajo y de sus permanentes cambios pasamos por cinco etapas:
  1. Capturamos aquello que nos llama la atención;
  2. clarificamos lo que significa cada cosa y lo que tenemos que hacer con ellas;
  3. organizamos los resultados, que nos plantean las opciones sobre las que
  4. reflexionamos y entre las que decidimos para
  5. actuar.
Por ejemplo, si has previsto preparar una cena para unos amigos, pero llegas a casa y te encuentras la cocina hecha un completo desastre, ¿cómo lo solucionas? Para empezar, identificas todas las cosas que están fuera de su sitio (capturar); a continuación, decides qué cosas conservar y cuáles tirar (clarificar); acto seguido, pones las cosas donde tienen que estar: en el frigorífico, en la basura o en el fregadero (organizar); luego consultas tu libro de recetas y compruebas los ingredientes y utensilios que tienes (reflexionar); y, por último, pones aceite en la sartén para que se caliente (actuar).
En principio, el método es bastante sencillo, y en general así es como afrontamos todo nuestro trabajo, aunque mi experiencia me dice que la mayoría de las personas pueden mejorar notablemente su manejo de cada uno de los cinco pasos. La calidad de nuestra gestión del flujo de trabajo es tan buena como la del eslabón más débil de esta cadena de cinco pasos, así que todos los eslabones deben estar integrados y apoyados por unas normas coherentes, es decir, un método.
He descubierto que una de las principales razones para que muchas personas no hayan tenido mucho éxito a la hora de organizarse se debe, simplemente, a que han intentado hacer los cinco pasos a la vez. Verás que es muy útil, cuando no esencial, separar estas fases a medida que avanza el día. En mi trabajo, hay veces que solo quiero recopilar los asuntos pendientes y, por el momento, no decidir qué hacer con ellos; en otras ocasiones, puede que únicamente desee procesar las notas tomadas en una reunión; o quizá acabe de regresar de un viaje largo y necesite distribuir y organizar lo que he traído en mi cartera. Y, como es evidente, la mayor parte del tiempo lo invierto simplemente en hacer algo que sé que tengo que hacer.
Los recientes descubrimientos en el campo de la ciencia cognitiva llegan a la conclusión de que cuando utilizas tu memoria como sistema de organización (como sigue haciendo la mayoría de la gente), tu mente acaba abrumada y se vuelve incompetente, porque le estás exigiendo que realice un trabajo intenso para el que no está debidamente equipada. La mente es fantástica para tener ideas creativas sobre lo que tiene justo delante y ha de evaluar, pero es un desastre para recordar. Por ejemplo, puedes echarle un vistazo al calendario de hoy y al cabo de unos segundos tener una idea coherente del día que te espera. Pero lo pasarías fatal si intentaras recordar todo lo que tienes que hacer en los próximos catorce días recurriendo exclusivamente a la memoria.
El método Organízate con eficacia busca precisamente “sacarse” todo de la cabeza para poder gestionarlo mejor. Dicho de otra forma, los cinco pasos de GTD harán que no tengas que pensar demasiado en qué tienes que pensar. Veamos a continuación en detalle cada uno de los pasos.

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1- Capturar

Muchas de las cosas que tienes que hacer se están acumulando mientras lees esto. Es probable que estés recibiendo algunos paquetes y cartas en tu trabajo o que varios correos electrónicos o mensajes de voz acaben de entrar en tus dispositivos digitales. Incluso es posible que esta mañana hayas tenido una idea estupenda para mejorar tu trabajo. Todas estas cosas son asuntos que necesitan algún tipo de solución, un ciclo que hay que cerrar o algo que hay que hacer.
Para gestionar este inventario de ciclos abiertos de manera adecuada, tienes que capturarlo en “contenedores” o “marcadores de posición” que guarden los temas en suspenso hasta que tengas un rato para decidir qué son y qué vas a hacer con ellos. En la primera fase del método GTD, Capturar, te aseguras de que todo lo que necesitas esté reunido en otra parte que no sea tu cabeza.
Se pueden utilizar diversos tipos de herramientas, tanto de alta tecnología como de tecnología poco avanzada, para recoger todos tus asuntos pendientes: una bandeja de entrada física, utensilios de anotación en soporte papel, dispositivos de grabación de audio, programas de correo electrónico o mensajería de texto. Sean o no de alta tecnología, todas sirven por igual como bandejas de entrada que capturan información, compromisos e ideas importantes para tu vida laboral o personal.
Cada ciclo abierto debe estar en tu sistema de captura y fuera de tu cabeza. Si eres de los que piensan: “Bueno, sé lo que hay en este montón de cosas encima de mi mesa, y ahí es donde quiero dejarlo”, reflexiona un momento y piensa que eso es precisamente lo que no te ha funcionado antes. No he conocido a nadie que siguiera la regla básica de capturar todos sus asuntos abiertos en una bandeja de entrada que al terminar de hacerlo no sintiera un tremendo alivio.
Una vez que estés convencido de haber recopilado todas las cosas físicas de tu entorno que es necesario procesar deberás recopilar el resto de cosas que posiblemente estén ocupando un espacio en tu cabeza. Mi consejo es que escribas cada idea o cada proyecto en hojas por separado. También podrías hacer una lista en una libreta o en alguna aplicación informática, pero dado que después procesarás cada elemento de forma independiente, en realidad es más eficaz hacerlo en hojas separadas.
Muchas personas (incluso las que optan por la alta tecnología), en cuanto se dan cuenta del valor de anotar un sencillo pensamiento en una simple hoja, han terminado por convertirlo en parte de su método de gestión personal continua. Es esencial darles a tus pensamientos potencialmente importantes el mérito que se merecen.
Ten el menor número de lugares de captura. Deberías tener tantas bandejas de entrada como necesites, pero las menos posibles para poder arreglártelas. Necesitarás tener esta actividad de captura a tu disposición en todos los contextos, puesto que las cosas que precisas capturar pueden aparecer prácticamente en cualquier parte. Sin embargo, si tienes demasiadas zonas de recogida, no podrás procesarlas con facilidad ni coherencia.
Aplicar las herramientas y procedimientos estándares para capturar las ideas y las entradas irá adquiriendo paulatinamente más importancia a medida que tu vida y tu trabajo se vayan complicando. Conforme avances en tu carrera profesional, por ejemplo, seguramente advertirás que tus mejores ideas sobre el trabajo no las tendrás en tu despacho. La capacidad para hacer uso de esas ideas con unos buenos dispositivos de recopilación siempre disponibles será clave para que controles tu mundo.
Lo que no debes hacer es dejarte atrapar por las cosas una a una, tratando de decidir esto o aquello. La clarificación (fase 2 del método GTD) requiere una actitud diferente que la captura (fase 1); lo mejor es hacer cada cosa por separado. El objetivo del proceso de captura es el de meter todo en entradas, lo más deprisa posible, de modo que estés debidamente protegido y con “las líneas de combate” dispuestas.
Existen razones muy prácticas para recopilarlo todo antes de que empieces a procesarlo: es útil tener una idea del volumen de los asuntos que tienes que manejar; te permite saber dónde se encuentra el “final del túnel”, y cuando estás clarificando y organizando, no quieres distraerte con una masa amorfa de asuntos que puedan andar por ahí en algún lado. Una vez que tienes todas las cosas que requieren de tu atención reunidas en un solo lugar, estarás automáticamente operando desde un estado de enfoque y control.
Si no vacías y procesas los “asuntos” que has recopilado, tus herramientas no están sirviendo para otra función que la de almacenar material amorfo. Ese es el objetivo de la siguiente fase: clarificar.

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2- Clarificar

Enseñar a la gente a ir paso a paso como medio necesario para que vacíen sus recipientes de recopilación es quizá mi mayor contribución a la mejora de la situación de prácticamente todas las personas con las que he trabajado. Cuando la directora de un importante departamento de una multinacional hubo terminado de procesar conmigo todos sus asuntos pendientes, se retrepó asombrada en su silla y me confesó que jamás se había sentido tan aliviada. Las acciones e información que necesitaba que se le recordaran estaban ahora identificadas y confiadas a un sistema concreto.
¿Qué es lo que necesitas preguntarte (y contestarte) en relación con cada correo electrónico, mensaje de texto, correo de voz, informe, página de notas de reuniones o ideas propias que se cruza en tu camino? En la fase de Clarificar son tres las preguntas que tienes que hacerte:
  1. ¿Qué es este asunto que tengo en mi bandeja de entrada?
  2. ¿Requiere alguna acción concreta?
  3. ¿Cuál es la siguiente acción?
Si contestas de forma adecuada estas preguntas habrás iniciado con éxito tu sistema de organización personal, ya que habrás capturado y procesado TODOS tus asuntos y proyectos. Existe una gran diferencia entre clarificar las cosas en el momento en que aparecen o hacerlo cuando los asuntos nos explotan en las manos y derivan en una crisis.
Estas tres preguntas las puedes ver reflejadas en el “tronco” del diagrama de árbol de decisiones que se muestra a continuación:
 

 
¿Qué es esto? No es una pregunta tonta. He tenido la oportunidad de desenterrar pilas de papeles colocados en estanterías y cajones que habían sido arrojados allí porque el cliente no había dedicado unos segundos para decidir sobre qué versaba realmente ese o aquel documento o mensaje. Y esta es la razón de que la siguiente pregunta sea fundamental:
¿Es accionable (requiere acción)? Para esto hay dos respuestas posibles: sí y no.
No requiere acción. Si la respuesta es no, se abren tres posibilidades:
  1. Es basura y ya no es necesario.
  2. No requiere acción ahora, pero tal vez sea necesario hacer algo después (incubar).
  3. Es información que puede ser útil para algo más adelante (referencia).
Estas tres categorías pueden gestionarse por sí mismas; trataremos de ello en la fase de “Organizar”. Por el momento, baste decir que necesitas una papelera y una tecla de “Suprimir” para la basura, un calendario o archivo de “seguimiento” para el material que se esté incubando y un buen sistema de archivo para guardar la información de referencia.
Sí requiere acción. Sí a la pregunta “¿Es accionable (requiere acción)?” has contestado que sí, estás en disposición de plantearte la tercera cuestión de la fase de “clarificar”: ¿cuál es la siguiente acción?
Sobre cada elemento que requiere una acción hay que determinar dos aspectos:
  1. ¿Es un proyecto o un resultado al que te has comprometido?
  2. La siguiente acción que implica un asunto concreto, ¿te llevará realizarla más o menos de dos minutos?
Si se trata de un proyecto tienes que capturar ese resultado en una lista denominada “proyectos”. Ese será el primer gran paso que te recordará que tienes un ciclo abierto hasta que esté terminado. Si no se trata de un proyecto hay tres posibilidades:
  1. Hacerla. Si realizar una acción supone menos de dos minutos, debería hacerse en cuanto se defina.
  2. Delegarla. Si la acción dura más de dos minutos, pregúntate: “¿Soy la persona adecuada para hacer esto?”. Si la respuesta es no, delégala en la instancia correcta.
  3. Diferirla. Si la acción se prolonga más de dos minutos y eres la persona adecuada para hacerla, tendrás que diferir su ejecución y seguirle la pista en una o más listas de “Acciones siguientes”.
Como ves, a la hora de clasificar todos tus asuntos se te plantean ocho posibilidades. En la tercera fase del GDT, Organizar, aprenderás a cómo organizar cada una de estas posibilidades.

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3- Organizar

La tercera fase del método GDT, Organizar, deriva de la de clarificación. Como respuesta a cada una de las preguntas de la fase anterior hemos visto que hay ocho posibilidades o categorías distintas de recordatorios y materiales:
  1. Basura.
  2. Incubar: una lista de Algún día/Tal vez.
  3. Material de referencia.
  4. Una lista de “en espera”.
  5. Calendario de acciones e información.
  6. Listas de acciones siguientes.
  7. Lista de proyectos.
  8. Listas de verificación.
Juntas, estas ocho categorías conforman tu sistema para organizar todo lo que esté en tu bandeja de entrada o se le pueda agregar en el futuro. Es importante señalar que cada una de estas ocho categorías debe tener algún tipo de contenedor físico o digital, como una lista (a excepción de la papelera que, obviamente, no entra en el concepto de lista).
Cuando hablo de “listas”, me refiero concretamente a algún conjunto de recordatorios revisables, los cuales podrían ser listas hechas en las hojas de una agenda, en algún programa informático o incluso unas carpetas que contengan las distintas hojas de papel de cada asunto.
Tener en funcionamiento un sistema de organización integral y sin fisuras te confiere un poder tremendo, porque permite que tu mente se libere de los pensamientos de escaso valor y se centre en lo importante. No obstante, tu sistema de organización no es algo estático. Puede evolucionar a medida que compruebes que has puesto todo en el lugar que más te conviene.
Estar organizado significa ni más ni menos que el lugar que ocupan las cosas cuadre con lo que significan para ti (de ahí la importancia de la fase 2, Clarificar). Si decides que quieres guardar algo como referencia y lo pones donde tiene que estar tu material de referencia, eso es estar organizado; si crees que necesitas un recordatorio para una llamada que tienes que hacer, siempre que lo pongas donde quieres que estén los recordatorios de las llamadas, estarás organizado.
A continuación, describiremos una a una las ocho categorías para organizarte con eficacia.
1- Es basura. Ya no es necesario. Tira, destruye o recicla cualquier cosa que no tenga en potencia ninguna acción o valor de referencia futura. Si dejas que estas cosas se mezclen con las demás categorías, estarás socavando gravemente el sistema y tu lucidez para percibir el entorno.
El universo digital plantea oportunidades y dificultades en relación con la decisión de lo que hay que guardar frente a lo que hay que tirar. La buena noticia es que el espacio de almacenamiento en los ordenadores y en la nube y las potentes funciones de búsqueda parecen mejorar permanentemente. La mala es que esto puede promover el archivado indiscriminado y la confusión sobre la ubicación de las cosas. Así que la clave estriba en revisar y expurgar la información obsoleta, además de un filtrado más concienzudo desde el principio mientras procesas tus entradas.
2- La lista Algún día/ Tal vez. Si todavía no la has hecho, mi consejo es que elabores una lista Algún día/Tal vez en tu sistema de organización. Luego siéntete libre para llenar esta lista con todas las cosas con las que no quieres comprometerte en este momento o durante los próximos meses. Ejemplos:
  • Cosas que comprar o construir para tu hogar.
  • Aficiones que emprender.
  • Talentos que adquirir.
  • Viajes que hacer.
  • Organizaciones a las que contribuir.
Es muy probable que descubras que simplemente tener la lista y empezar a llenarla provoque que se te ocurran todo tipo de ideas creativas. Además, puede que sientas un interés especial por montones de cosas que podrías hacer, y recopilarlas en esta lista puede ser divertido. Por poner algunos ejemplos:
  • Comida: recetas, menús, restaurantes, vinos.
  • Hijos: cosas para hacer con ellos.
  • Libros que leer.
  • Películas que ver.
  • Ideas para regalos.
  • Sitios en la red que explorar.
  • Viajes de fin de semana que hacer.
Sea como fuere, esta es otra gran razón para tener un sistema de organización que haga fácil la captura de cosas que pueden añadir valor, variedad e interés a tu vida, y que lo haga sin obstruir tu mente y espacio de trabajo con asuntos inconclusos y dudosos. Pero ten en cuenta que el valor de la lista Algún día/Tal vez desaparece si no vuelves a poner tu atención en cada elemento con cierta regularidad.
Aparte de las listas, tu calendario puede ser un lugar muy útil para incluir los recordatorios de las cosas que podrías considerar hacer en el futuro. Una de las maneras más creativas de utilizar el calendario es la de introducir lo que quieres eliminar de tu pensamiento y volver a estudiarlo en algún momento posterior. Piensa en el calendario como una red de seguridad en la que puedes confiar en que en el futuro le prestarás al asunto la atención que se merece.
3- Material de referencia. En el frenesí de la vida diaria, si archivar algo no resulta fácil y rápido, te limitarás a apilarlo o acumularlo en la bandeja de entrada en vez de organizarlo. Y la consecuencia será que se hará mucho más dificultoso mantener las cosas procesadas, porque lo apilarás todo en montones o lo meterás en cajones sin más.
El problema psicológico que se le plantea a la mayoría de la gente con todos sus “asuntos” es que siguen siendo asuntos, esto es, que no ha decidido lo que requiere una acción y lo que no. En cuanto hayas establecido una diferencia clara entre qué es cada cosa, lo que quede como material de referencia no debería tener asociada ninguna demanda ni acción incompleta: es solo tu biblioteca, y tu única decisión al respecto es la de la dimensión que quieres que tenga.
En cuanto a las entradas digitales que quieras guardar como referencia, se plantean multitud de opciones. Si se trata simplemente de un correo electrónico que quieres conservar para poder recuperarlo más tarde, te sugiero que utilices las carpetas de almacenamiento que suelen estar disponibles en las aplicaciones de correo electrónico. Muchas personas dejan estos correos electrónicos que no requieren acción en la sección de “recibidos”, que utilizan como una especie de archivador difuso, lo que ocasiona graves atascos en el sistema. Por consiguiente, no dudes en “arrastrar” los emails que consideres como referencia a la carpeta adecuada.
En cuanto a los documentos, archivos adjuntos, textos y gráficos que haya en tu correo electrónico y que podrías querer guardar, tendrás que crear tus propios métodos de archivado. En la actualidad, existen muchas aplicaciones eficaces de almacenamiento de documentos en la nube, además de programas de organización y anotación accesibles desde multitud de dispositivos. Experimenta, personaliza y modifica tus bibliotecas digitales en función de lo que te dé mejores resultados.
4- Hazlo ahora. Si la acción siguiente se puede hacer en dos minutos o menos, hazla en cuanto veas un asunto por primera vez. Si necesitas treinta segundos para leer el correo electrónico y contestar afirmativa o negativamente u otra cosa al remitente, hazlo ya. Si puedes echarle una ojeada a ese catálogo en solo un minuto o dos para ver si pudiera haber algo interesante, échale un vistazo y luego tíralo, dale curso o toma la referencia que se necesite.
La lógica de la regla de los dos minutos estriba en que ese es más o menos el momento a partir del cual empieza a necesitarse más tiempo para almacenar y seguir un asunto que para ocuparse de él la primera vez que cae en nuestras manos; en otras palabras, es el límite temporal más allá del cual se pierde la eficacia. Si la cosa no es lo bastante importante para que se haga, deshazte de ella. Y si lo es y vas a terminar haciéndola de una u otra manera, debería tenerse en cuanta el factor de la eficacia.
La realidad es que te encanta hacer cosas, siempre que a cambio obtengas la sensación de que has terminado algo. Si has empezado a llevar a cabo las acciones que duran menos de dos minutos en cuanto te salen al camino, estoy seguro de que puedes dar testimonio del beneficio psicológico que eso entraña. La mayoría de mis clientes se sienten de maravilla tras un par de horas de procesar sus montones, simplemente por la cantidad de cosas que han llevado a cabo utilizando la regla de los dos minutos.
5- Delegar. Si la acción siguiente te va a llevar más de dos minutos, hazte la siguiente pregunta: “¿Soy la personas más idónea para hacer esto?”. Si no lo eres, derívala a la persona adecuada.
La delegación no tiene siempre un sentido descendente, de manera que puedes decir: “Esto tiene que ir al Servicio al Cliente” o “Mi jefe tiene que echarle un vistazo a esta siguiente acción” o bien “Necesito que mi socio me dé su opinión al respecto”.
El correo electrónico suele ser la manera más rápida de delegar asuntos; no solo proporciona un registro electrónico, sino que permite que el destinatario se ocupe del asunto a su conveniencia. Pero recuerda que si delegas una acción en otra persona y te preocupa si va a haber algún resultado, tendrás que hacer un seguimiento. Como veremos a continuación, una de las categorías importantes que hay que gestionar es la de la lista En espera.
Para muchas personas, en especial para aquellas que ocupan puestos directivos o de supervisión, contar con este inventario de compromisos no cumplidos que les preocupa que los demás capturen, actualicen, completen y revisen supone un alivio tremendo, además de mejorar su concentración para seguir adelante.
6- Acciones siguientes. Es probable que la mayoría de las acciones siguientes que decidas para las cosas que están en la bandeja de entrada sean las que tengas que hacer tú y lleven más de dos minutos. Estas acciones tienen que ser anotadas en algún lugar y luego ser organizadas en las categorías adecuadas para que puedas acceder a ellas cuando lo necesites.
Puedes distribuir los recordatorios de las acciones siguientes en una carpeta, un calendario, en listas o en un sistema de correo electrónico. Cualquiera de ellas es una buena opción, siempre que, cuando sea necesario, revises igualmente todas las categorías a las que has confiado tus recordatorios. Lo que no quieres es que las cosas merodeen por lo más recóndito de tus sistemas y no sean utilizadas para el fin previsto: recordarte algo.
Acciones que deben constar en tu calendario. A efectos organizativos hay dos clases esenciales de acciones: aquellas que deben realizarse en un día concreto o una hora determinada, y aquellas otras que tienes que llevar a cabo lo antes posible, compaginándolo con los demás asuntos del calendario.
Muchas personas, a causa quizá de viejos hábitos de hacer listas de tareas diarias, anotan en el calendario las acciones que creen que les gustaría tener hechas en una fecha determinada, pero que en realidad es posible que no lo estén y tengan entonces que ser aplazadas al día siguiente. Refrena este impulso. Tienes que confiar en tu calendario como algo sagrado que refleja con exactitud tus compromisos diarios, lo que realmente tienes que terminar ese día.
Casi seguro que al menos a unas cuantas de las siguientes listas habituales para las acciones siguientes les encontrarás utilidad:
  • Llamadas.
  • En el ordenador.
  • Recados.
  • En la oficina (asuntos diversos).
  • En casa.
  • Leer/revisar.
Algunas cosas son en sí mismas los mejores recordatorios del trabajo que hay que hacer. A todas luces sería un exceso escribir “Revisar revista Vogue” en alguna lista de acciones, cuando simplemente podrías colocar la propia revista en la bandeja Leer/revisar para que sirviera de recordatorio. Otro ejemplo: si todavía sigues pagando facturas en papel, probablemente encuentres más fácil ocuparte de las facturas pagándolas todas al mismo tiempo, así que guárdalas en una carpeta o bandeja rotulada “Facturas para pagar”.
No obstante, este planteamiento puede entrañar algún peligro si no pones delante de ti esas “Facturas para pagar” con la asiduidad requerida. Tenerlos “organizados” sin más no es suficiente para quitarte los asuntos de la cabeza; también tienes que estar seguro de que los revisarás y tratarás de la manera adecuada.
La gestión del flujo de trabajo basado en el correo electrónico. Al igual que algunos materiales en soporte papel, los correos electrónicos que requieren una acción a veces son por sí mismos sus mejores recordatorios, en este caso dentro del propio sistema de correo electrónico en lugar de anotar o distribuir las acciones que contengan en otra lista.
A muchas personas les ha resultado útil crear dos o tres carpetas exclusivas en las barras del navegador de su programa de correo para guardar aquellos mensajes que requieran una acción. Estos emails estarán organizados fuera del área de “recibidos” propiamente dicha (que es donde la mayoría de las personas suelen guardarlos).
Si ocurre que por la vida que llevas rara vez te tienes que enfrentar a cada momento a un pantallazo de correos sin tratar, es posible que guardarlos allí a modo de recordatorio de tu trabajo en curso sea suficiente. Pero en cuanto el volumen se expanda a algo que no puedas ver de un vistazo, entonces es mucho más lógico organizarlos fuera del área de “recibidos”. Todos los sistemas de correo electrónico modernos te permiten trasladar un email a cualquiera de estas carpetas que te hayas creado, con lo que, de nuevo, la tecnología puede estar al servicio de tu proceso de gestión personal.
Por ejemplo, la carpeta “1- Muy urgente” contendrá aquellos correos electrónicos sobre los que tienes que hacer algo en breve. Otra titulada “2- En espera” puede ser utilizada para asuntos a los que tienes que seguirles la pista. Una carpeta llamada “3- Facturas” podría contener las facturas o recibos que te envían por correo electrónico, de tal forma que sea sencillo procesarlos una vez al mes o cuando lo requiera tu contabilidad.
El método descrito te permitirá sacar todos los mensajes de la bandeja de entrada, lo cual supondrá una enorme ayuda para la claridad y control de tu trabajo cotidiano. En consecuencia, vas a recuperar tu “bandeja de entrada” como lo que es: un “contenedor” que te avisa oportunamente de que tienes que procesar algo sin tener que reconsiderarlo todo cada vez que eches un vistazo a la pantalla.
Reitero que vaciar las “entradas” no significa que hayas hecho todo el trabajo; significa tan solo que has borrado lo que podías borrar, has archivado lo que querías guardar pero que no requiere ninguna acción, has realizado las tareas de menos de dos minutos y has trasladado a tus carpetas de recordatorios todas las cosas que estás esperando y la totalidad de los correos electrónicos que requieren una acción. Ahora ya puedes abrir tus carpetas y revisar los mensajes a los cuales has decidido dedicarles tiempo. ¿No es más fácil identificarse con este proceso que buscar a tientas por múltiples pantallazos, temiendo permanentemente que se te pueda escapar algo que acabará causándote un problema?
7- Lista de proyectos. Defino “proyecto” como cualquier resultado deseado que exija una acción de más de un paso. El razonamiento en el que se apoya mi definición es que, si un paso no completa algo, entonces es necesario dejar algún tipo de marca que te recuerde que aún queda algo pendiente de hacer. Si careces de un lugar o marcador de posición que te lo recuerde, el asunto volverá sigilosamente a tu cabeza. Ejemplos de proyectos:
  • Contratar a nuevo empleado.
  • Acabar oferta nuevo producto.
  • Aprender nuevo software de CRM.
  • Contratar publicista.
  • Plantar jardín en primavera.
  • Fijar programa conferencias para el próximo año.
En un principio, los proyectos no necesitan aparecer en un orden determinado por tamaño o prioridad; solo tienen que estar en una lista de referencia para que puedas revisarlos con la suficiente regularidad, a fin de asegurarte de que se han fijado las acciones siguientes adecuadas para cada uno de ellos. Cuando se haya llevado a cabo el número suficiente de acciones siguientes, se habrá generado una situación que coincida lo bastante con el resultado que imaginaste en un principio para que puedas declararlo como “hecho”.
Una de las goteras más importantes en la productividad que he visto en algunas organizaciones ha sido con los proyectos a largo plazo. Largo plazo no significa Algún día/Tal vez, sino simplemente “más acciones siguientes hasta su conclusión” y no “no necesito decidir las acciones siguientes porque la hora de la verdad queda muy lejos; ya lo haré más adelante”.
Cuando consideras que alguna cosa es un problema, a diferencia de algo que tienes que aceptar sin más conforme está la situación, estás dando por sentado que hay una solución potencial. Eso es un proyecto. “Estudiar la posibilidad de mejorar la relación de Frederick con su colegio” o “Resolver la situación con el mantenimiento del edificio” son la clase de proyectos muy reales que podrías resistirte a definir como tales. Cuando los pongas en palabras, los anotes en tu lista y crees la acción siguiente para ellos, te sorprenderás a ti mismo con un nuevo nivel de elegancia en el juego de la productividad sin estrés.
También podrías haber considerado algunas cosas que te gustaría aprender o experimentar para ampliar tu desarrollo personal o profesional. Es muy posible que muchos de estos proyectos “quizá me gustaría” encajasen perfectamente en tu lista Algún día/Tal vez. Pero a medida que vayas familiarizándote con la eficacia de GTD, deberás aprovechar la metodología para incorporar con más rapidez a tu vida nuevas experiencias interesantes y útiles, definiendo los resultados que esperas de ellos en la lista Proyectos.
Todavía me queda por descubrir una herramienta de gestión de proyectos perfecta. La diversidad de aplicaciones que pretenden servir para esa función suelen ser o demasiado potentes (con gráficos de Gantt y cientos de funcionalidades) o excesivamente simplistas. Por mi parte, para la mayoría de los proyectos utilizo una herramienta de mapas mentales que por un lado me permite centrarme en la lluvia de ideas y, por otro, capturar las ideas fortuitas ad hoc sobre los proyectos a medida que se me ocurren. También uso un simple procesador de textos que permite la creación de títulos y subtítulos con un nivel de detalle para un proyecto extenso o limitado. El secreto estriba en sentirte cómodo y utilizar una herramienta que entiendas y que no te lleve demasiado tiempo de aprendizaje.
8- Listas de verificación. Hace muchos años Alfred North Whitehead observó con contundencia lo siguiente: “La civilización avanza ampliando el número de operaciones importantes que podemos realizar sin pensar en ellas”. Las listas de verificación o checklists constituyen la versión abreviada de esa gran observación: siempre que tengas que pensar sobre algo, por ejemplo “Al final de este año, quiero/tengo que...” o “Antes de dar una charla, tengo que...” deberías confiar esas labores a una “mente externa”.
A fin de desatar tu pensamiento creativo, he aquí una lista de algunos de los temas para una lista de verificación que he visto y utilizado a lo largo de los años:
  • Áreas fundamentales de responsabilidad en el trabajo.
  • Programa de ejercicios de resistencia muscular.
  • Todo lo que hay que llevar o hacer antes de un viaje.
  • Todo lo que hay que revisar o actualizar semanalmente.
  • Cartera de clientes prioritarios.
  • Personas con las que mantener el contacto.
  • Frases de motivación.
Asegúrate de tener un sitio de fácil acceso para poner una nueva lista que también sea atractivo y hasta divertido de manejar (una agenda de anillas o una aplicación informática que sea fácil de consultar). Utilizadas adecuadamente, las listas de verificación pueden suponer una ventaja tremenda para mejorar la productividad personal y aliviar la presión mental.
Si ya has capturado todo lo que represente un ciclo abierto en tu vida y tu trabajo, clarificado y procesado cada uno de esos elementos en cuanto a lo que significan para ti y las acciones que necesitan, y organizado los resultados en un sistema integral que contenga una visión de conjunto completa y actualizada de todos tus proyectos —grandes y pequeños— presentes y para algún día, entonces estás preparado para el siguiente paso de la implantación en el arte de la productividad libre de estrés: el proceso de reflexión.

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4- Reflexionar

El propósito de todo este método de gestión del flujo de trabajo no es el de dejar que tu cerebro se relaje sin más, sino antes bien permitirle que sea libre de experimentar una actividad más elegante, productiva y creativa. Para alcanzar esa libertad, tienes que estar seguro de que estás haciendo lo que tienes que estar haciendo y que no pasa nada por que no estés haciendo lo que no estás haciendo. A través de la Revisión semanal tienes que revisar tu sistema regularmente, reflexionar sobre sus contenidos y mantenerlo actualizado y funcional, todo ello condiciones indispensables para alcanzar ese estado de claridad y estabilidad.
El torbellino de actividad diaria que todos tenemos es justamente lo que hace tan valiosa la Revisión semanal, ya que incorpora al sistema un momento para capturar, reevaluar y volver a procesar que nos permite conservar el equilibro. Hacer este reagrupamiento necesario es simplemente imposible mientras tratas de hacer el trabajo cotidiano.
Cuanto más completo sea tu sistema de gestión del tiempo, más confiarás en él; y cuanto más confíes en él, mayor será tu motivación para mantenerlo. La Revisión semanal es la llave maestra para mantener ese patrón. Por otra parte, te permitirá ser más creativo, ya que de forma natural generarás ideas y perspectivas que aumentarán el valor de tu pensamiento sobre la vida y el trabajo. Y es que somos seres creativos por naturaleza, pero el desafío no está en ser creativos, sino en eliminar las barreras que impiden el flujo natural de nuestras energías.
Piensa en esto: ¿qué es lo que haces una semana antes de irte de vacaciones? Pues que resuelves, cierras, clarificas, organizas y renegocias tus compromisos contigo mismo y con los demás. Y haces esto para poderte relajar y disfrutar de tu tiempo libre sin tener nada más en tu cabeza. Así pues, te sugiero que hagas esto todas las semanas, y no anualmente, de manera que puedas trasladar esta especie de “vivir el momento” a tu vida cotidiana.

5- Actuar

Si has capturado, clarificado, organizado y reflexionado sobre todos tus compromisos actuales es el momento de tomar decisiones sobre lo que hay que hacer. Imagina que es viernes a las 15.22, ¿cómo decides qué hacer en ese preciso instante? Puedes aplicar cuatro criterios y por este orden: contexto, tiempo disponible, energía disponible y prioridad.
Contexto. En cualquier momento, lo primero que hay que considerar es qué podrías hacer, dónde estás y de qué herramientas dispones. ¿Tienes un teléfono? ¿Tienes acceso a la persona con la que tienes que hablar personalmente sobre ciertos asuntos? ¿Estás en la tienda donde tienes que comprar algo? Si no puedes realizar la acción porque no te encuentras en el lugar adecuado o careces de las herramientas adecuadas, no te preocupes del asunto.
Por esta razón suele ser provechoso organizar tus recordatorios de acciones por entornos: Llamadas, En casa, En el ordenador, Recados, Agenda con Joe, etcétera. Puesto que el contexto es el primer criterio que interviene en la mejor decisión que puedes tomar sobre las acciones, las listas ordenadas por entorno evitan replanteamientos innecesarios sobre lo que hay que hacer.
Tiempo disponible. El segundo factor para decidir una acción es la cantidad de tiempo del que dispones antes de que tengas que hacer otra cosa. Si tu reunión empieza dentro de diez minutos, lo más probable es que selecciones una acción de ejecución inmediata distinta a la que escogerías si tuvieras las dos horas siguientes despejadas.
Energía disponible. Aunque ocasionalmente puedas aumentar tu nivel de energía cambiando de contexto y desviando tu atención, eso solo lo puedes hacer de manera limitada. El final de un día agotador probablemente no sea el mejor momento para llamar a un posible cliente o abordar una cuestión delicada con tu jefe. Quizá lo mejor fuera simplemente limpiar un cajón de tu mesa.
Mi consejo a este respecto es que mantengas siempre un inventario de cosas que haya que hacer y que exijan una escasa actividad mental o creativa, de manera que, cuando te encuentres en uno de esos estados de bajón energético, las lleves a cabo.
Prioridad. En función de tu contexto, tiempo y energía disponibles, ¿cuál, entre tus acciones pendientes de escoger, te reportará el mayor beneficio? Estás en el despacho con un teléfono y un ordenador, dispones de una hora y tu energía es de 7 en una escala de 10. ¿Deberías devolverle la llamada a ese cliente, trabajar en la propuesta, procesar tus correos electrónicos? Tu propia intuición te dará la respuesta.

Conclusión

No ser consciente de todo lo que tienes que hacer se parece mucho a tener una tarjeta de crédito de la que ignoras el saldo y el límite: es mucho más fácil quedarse en números rojos.
Pero cuando has adquirido las habilidades y hábitos de procesar las entradas con rapidez en un sistema definido con rigor hasta el punto de convertirse en tu propia “sala de control”, se hace mucho más fácil confiar en las propias decisiones sobre lo que hay que hacer en cada momento.
Cuando empiezas a hacer que ocurran cosas, empiezas a creer que eres capaz de hacer que sucedan. Y eso es lo que hace que sucedan las cosas.


Fin del resumen ejecutivo
Biografía del autor
David Allen
David Allen es fundador de la David Allen Company, además de consultor, profesor y autor de libros; es mundialmente reconocido como una autoridad en el campo de la organización personal y la productividad. Ha sido nombrado por Forbes como uno de los cinco mejores coaches del mundo.
Entre sus obras publicadas destacan Organízate con eficacia (Empresa Activa), mejor libro de autoayuda de la década pasada según la revista Time, y Sé más eficaz (Alienta).
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